Bisnis saat ini dengan cepat mengkonversi dari sistem pengarsipan kertas tradisional ke metode pengarsipan berbasis komputer, yang dikenal sebagai sistem pengarsipan elektronik. Tujuan dari sistem pengarsipan adalah untuk memberikan kemudahan, kecepatan dan kemudahan dalam memasukkan, mengakses dan mengambil informasi yang tersimpan. Beberapa jenis sistem pengarsipan ada dengan berbagai tujuan.
Sistem Pengarsipan Disk
Paling umum digunakan untuk penyimpanan data, disk drive dapat menjadi bagian yang terpasang pada komputer atau terlepas dan dicolokkan untuk digunakan pada komputer mana pun. Program disimpan di drive disk komputer Anda. CD dan DVD dibuat menggunakan data yang diperoleh dari drive disk.
Sistem File Flash
File flash kecil, biasanya perangkat elektronik portabel yang dengan mudah menyimpan sejumlah besar penyimpanan media. File flash dapat digunakan untuk mentransfer data seperti dokumen, foto, video dan musik dalam hitungan detik. Memory stick dan kartu memori adalah dua contoh populer file flash.
Sistem Pengajuan Transaksional
Digunakan terutama oleh bank, sistem pengarsipan transaksional menghubungkan banyak komputer menggunakan satu program. Setiap perubahan yang dibuat pada sistem pengarsipan ini secara otomatis diperbarui pada semua komputer lain yang terhubung ke program. Contoh utama dari sistem pengarsipan transaksional dalam tindakan adalah ketika Anda membeli item di toko dan kartu kredit Anda diterima atau ditolak, sesuai dengan saldo yang tersedia. Ketika Anda menjalankan kartu Anda melalui sistem ini, kartu itu dalam komunikasi dengan semua komputer lain pada sistem pengarsipan transaksional yang sama, oleh karena itu "mengetahui" apakah kartu Anda akan menutupi saldo ini. Ketika Anda melakukan pembelian, saldo kartu kredit Anda secara otomatis akan menurun dan seluruh sistem diperbarui secara instan.
Sistem File Jaringan
Jenis sistem pengarsipan elektronik ini memungkinkan komputer di jaringan untuk mengakses file dari komputer administrator. Misalnya, pemilik bisnis (administrator) mungkin memiliki file di komputernya yang harus diakses oleh kliennya. Administrator dapat menetapkan izin untuk memungkinkan klien ini mengakses sistem pengarsipan jaringan, dan sekarang salah satu pihak dapat membuat perubahan atau membuat penambahan pada file.
