Individu dan bisnis memiliki berbagai pilihan ketika datang ke peralatan pengarsipan. Beberapa opsi menawarkan tingkat keamanan yang tinggi sementara yang lain dapat mengakomodasi kepadatan file yang tinggi. Jumlah ruang yang Anda miliki, kepekaan file dan preferensi Anda untuk catatan fisik atau elektronik semua memengaruhi pilihan Anda atas peralatan pengarsipan.
Peralatan Pengarsipan Fisik
Lemari Arsip
Itu lemari arsip adalah bahan pokok kantor. Empat laci yang memungkinkan file disimpan secara lateral adalah standar. Menurut Smead, sebuah perusahaan manajemen dokumen, lemari arsip bermanfaat jika Anda perlu menjaga keamanan catatan. Karena lemari ini bisa dikunci, perusahaan bisa membatasi akses ke file sensitif sementara masih memungkinkan karyawan dan pengunjung memasuki ruangan.
Dari semua pilihan peralatan pengarsipan fisik, lemari cenderung menjadi paling mahal dan dapatkan yang terbaik kapasitas terbatas. Smead mencatat bahwa lemari arsip empat laci yang membutuhkan area pengarsipan 6-kaki-24-kaki dapat menampung sekitar 8.448 folder.
Rak terbuka
Alternatif untuk lemari arsip adalah rak terbuka. Unit mirip dengan rak buku terbuka dan dirancang khusus untuk tinggi dan lebar folder. Desainnya memungkinkan pengguna akses mudah ke file dan bisa juga perlengkapan sekolah atau menjadi ponsel jika rol terpasang ke bawah.
Rak terbuka menghemat ruang dan uang. Smead mencatat bahwa peralatan pengarsipan rak biasanya tiga kali lebih murah daripada lemari arsip. Dibandingkan dengan lemari arsip empat laci, sistem rak terbuka tujuh tingkat memiliki 80 persen lebih banyak kapasitas. Rak ponsel dapat ditempatkan dalam kepadatan yang lebih tinggi dan menawarkan kapasitas 405 persen lebih banyak daripada lemari.
Kiat
-
Selain peralatan pengarsipan, Anda juga perlu persediaan seperti folder file, label dan tab akhir untuk membuat sistem fisik berfungsi dengan baik.
Peralatan Pengarsipan Digital
Perangkat Eksternal
Lebih mudah menggunakan hard drive internal komputer untuk menyimpan file, tetapi Anda berisiko kehilangan informasi jika hard drive rusak atau secara fisik rusak. Untuk mengurangi risiko ini, pengguna mungkin ingin membuat cadangan data ke perangkat eksternal. PC World merekomendasikan untuk mencadangkan file penting ke file hard drive eksternal dan menggunakan a thumb drive untuk mentransfer file sesuai kebutuhan.
Kiat
-
Pengguna juga dapat mencadangkan data ke layanan berbasis cloud, seperti Google Drive atau Dropbox, yang tidak memerlukan peralatan tambahan.
Server
Bisnis yang ingin banyak pihak memiliki akses ke data yang sama mungkin ingin berinvestasi di server. Server bertindak sebagai a repositori pusat untuk banyak file pengguna. PC World mencatat bahwa bisnis dapat meng-host aplikasi multi-pengguna - seperti database dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan - di server. Ini memudahkan sejumlah besar individu untuk melakukannya memiliki akses ke file yang sama. Data server dapat dicadangkan ke perangkat eksternal atau cloud untuk keamanan ekstra.
Server fisik terlihat mirip dengan PC kelas atas. Atau, bisnis dapat memilih a layanan hosting berbasis cloud - Layanan Web Amazon, Windows Azure, dan Layanan Cloud Rackspace adalah semua opsi - yang tidak memerlukan server fisik.
