Agenda pertemuan bisnis digunakan untuk mengomunikasikan hal-hal penting yang akan dibahas dalam rapat. Dokumen ini memungkinkan semua peserta untuk secara memadai mempersiapkan topik pertemuan.
Agenda pertemuan bisnis harus menjawab pertanyaan tertentu: Apa topik pembicaraannya? Kenapa harus didiskusikan? Siapa yang akan terlibat dalam diskusi? Siapa yang bertanggung jawab atas topik tertentu? Berapa lama topik akan dibahas dalam pertemuan?
Item yang Anda butuhkan
-
Komputer
-
Aplikasi pengolah kata
Buat dokumen baru dengan Agenda Rapat sebagai judul dan nama file. Untuk kenyamanan Anda, Anda mungkin ingin memformat nama file Anda dengan cara ini: Agenda Rapat_YYYY_MM_DD. Dengan cara ini, ketika Anda melihat ke folder Anda, setiap agenda spesifik akan mudah ditemukan.
Masukkan tanggal pertemuan, tempat dan nama-nama orang yang menghadiri pertemuan. Informasi ini akan terbukti penting, terutama dalam melacak kemajuan suatu topik, proyek, atau masalah tertentu.
Buat tabel dengan 5 kolom, berjudul "Agenda Rapat Bisnis pada (tanggal rapat)."
Ketik "Topik" sebagai judul kolom pertama. Kemudian masukkan setiap topik rapat untuk dibahas.
Kunci "Sasaran / Sasaran" sebagai judul kolom kedua. Secara singkat nyatakan hasil akhir yang diinginkan untuk setiap topik selama pertemuan.
Ketik "Tim" sebagai judul kolom ketiga. Perhatikan orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk menyajikan topik atau berbicara atas namanya. Jika suatu topik memiliki pemimpin tim, pastikan untuk mencatatnya juga.
Kunci "Strategi" sebagai judul kolom keempat. Buat daftar bagaimana Anda berencana untuk membahas topik tersebut. Contohnya termasuk "brainstorming" untuk menghasilkan ide, "review" untuk membahas hasil atau proyek yang dipilih, "keputusan" jika keputusan perlu dibuat, atau "informasi" jika informasi umum perlu dibagi.
Ketik "Waktu" sebagai judul kolom kelima. Tunjukkan jumlah menit dari setiap topik yang akan dialokasikan untuk diskusi. Ini diperlukan untuk mempertahankan aliran ide yang baik di ruang rapat dan untuk menyediakan struktur untuk rapat Anda.
Simpan dokumen Anda setelah memasukkan semua informasi yang diketahui di setiap baris.
Kiat
-
Tabel hanyalah cara dasar untuk mengatur topik diskusi dalam rapat. Anda bebas memformat agenda rapat bisnis Anda secara berbeda, asalkan semua item yang diberikan termasuk.
Penting untuk mengalokasikan cukup waktu untuk membahas topik yang Anda pilih, tetapi tidak terlalu banyak waktu, jika tidak, diskusi cenderung berlangsung. Tanyakan kepada presenter berapa banyak waktu yang mereka butuhkan untuk mempresentasikan topik mereka.
Pastikan semua orang yang menghadiri pertemuan menerima agenda setidaknya satu hari sebelum pertemuan yang diusulkan. Ini akan memberi semua orang waktu untuk mempersiapkan dan memungkinkan revisi apa pun untuk agenda jika perlu.
