Rapat dapat menjadi bagian paling produktif dari hari Anda, atau membuang-buang waktu. Itu semua tergantung pada struktur pertemuan, dan pada keterampilan pemimpin yang memimpin rapat. Jika tugas Anda adalah mengatur rapat, salah satu tujuan terpenting Anda adalah membuat agenda. Memberi label dengan benar pada item agenda untuk pertemuan itu penting, karena item agenda tersebut menentukan nada untuk rapat dan membantu menjaga agar diskusi tidak keluar jalur.
Beri label item agenda sebagai "informasi" jika tujuannya adalah untuk memberikan latar belakang bagi peserta lainnya dalam rapat. Misalnya, anggota tim proyek mungkin perlu menjelaskan ruang lingkup perubahan perangkat lunak yang diusulkan pada pertemuan awal. Jenis agenda rapat jenis ini bersifat informasi. Para peserta tidak perlu setuju atau tidak setuju tentang item ini; mereka hanya perlu menyerap informasi.
Buat agenda pertemuan penasehat untuk hal-hal yang membutuhkan diskusi tetapi tidak diharapkan diselesaikan pada pertemuan tersebut. Item agenda penasehat memberi peserta kesempatan untuk berbagi keprihatinan mereka dan memberikan pendapat mereka tentang item yang sedang dibahas. Misalnya, pertemuan tentang peningkatan perangkat keras komputer yang diusulkan mungkin mencakup beberapa item agenda konsultasi, termasuk diskusi tentang solusi perangkat keras yang sedang dipertimbangkan. Pemimpin proyek dapat memberikan gambaran singkat dari setiap solusi yang diusulkan, diikuti oleh diskusi umum oleh peserta rapat yang tersisa.
Beri label item agenda rapat sebagai "pemecahan masalah" jika tujuannya adalah untuk benar-benar mencapai resolusi selama pertemuan. Label ini didasarkan pada tujuan untuk pertemuan tertentu yang Anda rencanakan. Item agenda dapat dilabeli sebagai penasihat pada satu pertemuan dan penyelesaian masalah pada pertemuan berikutnya saat proyek bergerak dari awal ke penyelesaian. Misalnya, item agenda penasehat tentang pilihan perangkat keras dapat berubah menjadi pemecahan masalah pada pertemuan berikutnya, ketika para peserta diminta untuk benar-benar memilih solusi perangkat keras.
Buat item agenda rapat yang berlabel "permintaan bantuan" jika tujuannya untuk meminta bantuan peserta rapat lainnya. Barang-barang ini dapat berfungsi sebagai tindak lanjut untuk pertemuan berikutnya, dengan masing-masing anggota tim proyek memberikan pembaruan dan memberikan sisa informasi tim tentang status proyek.
