Cara Mengatur Agenda untuk Rapat

Dalam Cara Mengatur Agenda untuk Rapat, Anda akan mempelajari 5 hal yang harus ditetapkan untuk mencapai kesuksesan. Agenda yang ditulis dengan baik akan membantu Anda tetap pada tugas dan di jalur sementara membiarkan peserta rapat Anda siap dan merasa nyaman. Mereka yang menghadiri pertemuan Anda akan berterima kasih.

Item yang Anda butuhkan

Komputer
E-mail

Menetapkan Topik: Tentukan alasan pertemuan Anda dan buat daftar topik yang harus dibahas. Dorong mereka yang dijadwalkan untuk mempraktikkan pertemuan Anda untuk mengomunikasikan topik atau barang yang ingin mereka sertakan dalam agenda. Berikan mereka tenggat waktu di mana Anda harus menerima saran-saran itu agar dimasukkan dalam pertemuan khusus itu.

Menetapkan Prioritas: Sekarang Anda memiliki daftar item pendahuluan, cukup gunakan waktu untuk memprioritaskannya berdasarkan urutan kepentingan atau tanggal tenggat waktu. Ingat, Anda mungkin tidak punya waktu untuk menyentuh setiap item dalam daftar Anda, jadi menetapkan prioritas akan membantu Anda memutuskan item mana yang pasti masuk dalam agenda.

Menetapkan Presenter: Anda mungkin tidak mempresentasikan pada setiap item atau memimpin setiap diskusi. Bahkan, seorang pemimpin yang bijak akan memungkinkan orang lain untuk mengambil bagian dari peran kepemimpinan. Berikan penghargaan kepada peserta atas kinerja mereka dan tunjukkan kepercayaan diri yang Anda miliki kepada mereka untuk memimpin. Mungkin seseorang mendekati Anda tentang memasukkan item agenda tertentu untuk rapat. Ambil kesempatan itu untuk memberi mereka kesempatan untuk hadir di pertemuan itu. Intinya, masukkan dalam agenda Anda siapa yang memimpin diskusi apa. Tetapkan presenter.

Tetapkan Jadwal: Tentukan lama pertemuan Anda yang sesuai dan perkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap item agenda individu. Jangan berpura-pura mencapai terlalu banyak dalam satu kesempatan. Bijaksana dan berikan waktu ekstra untuk setiap topik. Taruh di ruang gerak. Jadwal Anda akan berfungsi sebagai disiplin untuk membantu Anda tetap fokus dan tetap di jalur.

Menetapkan Konsistensi: Dengan kata lain, tetap berpegang pada agenda. Jangan menambah atau melewatkan item. Jangan pergi dari waktu ke waktu yang dialokasikan untuk topik tertentu. Jangan ikut campur dan hadir ketika orang lain dijadwalkan memimpin diskusi khusus itu. Agenda hanya seefektif sejauh mana ia diikuti. Seiring waktu, peserta Anda akan menghormati dan mengharapkan agenda yang ditulis dengan baik.

Kiat

Bawalah agenda Anda yang telah selesai kepada para peserta dalam waktu yang cukup agar mereka siap dan nyaman untuk rapat. Gunakan agenda sebelumnya untuk membantu Anda mengerjakan agenda saat ini dan di masa depan.