Agenda membentuk harapan pertemuan. Menggunakan templat agenda memberikan standardisasi dan format formal untuk rapat direktur. Perencanaan pertemuan menunjukkan profesionalisme dan kesiapan yang diperlukan untuk pertemuan yang lancar. Mendistribusikan agenda Anda satu atau dua hari sebelum pertemuan akan memungkinkan para undangan untuk mempersiapkan dan mengantisipasi presentasi dan diskusi pertemuan. Direktur sering memiliki jadwal sibuk dengan sedikit waktu untuk memilah-milah dokumen yang rumit. Semakin sederhana Anda dapat membuat format agenda, semakin mudah bagi direktur dan asisten untuk menentukan tujuan, lokasi, dan topik rapat.
Buat agenda rapat direktur Anda dalam program pengolah kata, seperti Microsoft Word. Word adalah aplikasi yang sebagian besar dapat mengakses dan menyediakan beberapa templat agenda rapat yang dapat diunduh yang mungkin ingin Anda manfaatkan sebagai titik awal. Anda dapat menyesuaikan agenda dengan logo dan nama perusahaan Anda.
Masukkan nama rapat, tanggal, waktu, lokasi, dan informasi panggilan konferensi di tajuk agenda. Sajikan informasi dengan jelas, di bagian atas halaman dan di tengah sehingga undangan dengan jelas tahu bagaimana dan kapan mengakses rapat. Anda mungkin juga ingin memasukkan daftar undangan dan fasilitator jika ruang di halaman memungkinkan.
Ajukan topik agenda dari direksi yang berpartisipasi. Kirim email setidaknya seminggu sebelum rapat untuk menanyakan topik agenda. Buat daftar topik agenda sesuai dengan rencana Anda untuk mempresentasikan setiap topik. Pada templat, daftarkan setiap item agenda dengan nomor di sebelah kiri dan nama orang yang bertanggung jawab untuk memimpin diskusi di sebelah kanan topik. Jika waktu terbatas, Anda mungkin ingin menetapkan kerangka waktu untuk setiap topik, mendaftar di sebelah item agenda.
Tuliskan "Langkah Berikutnya" dan "Item Lainnya" sebagai dua item agenda terakhir Anda. Ini akan memungkinkan rapat Anda untuk menyelesaikan dengan item rencana aksi dan topik lain yang mungkin tidak tercantum secara resmi dalam agenda.
Kiat
-
Gunakan format agenda yang sama untuk rapat direktur berikutnya. Para direktur akan terbiasa melihat format agenda dan dengan mudah melihat detail dan topik rapat. Pastikan bahwa agenda Anda tidak berantakan, miliki banyak ruang di antara garis-garis dan jelas menunjukkan tujuan dokumen dan alasan rapat.
