Agenda pertemuan yang terorganisir dan dikembangkan memastikan bahwa semua mata pelajaran penting dicakup pada pertemuan tertentu. Struktur garis besar membantu memandu arah pertemuan sehingga Anda tidak beralih dari satu topik ke topik lainnya, memungkinkan bisnis dijalankan dengan cara yang lebih efisien. Mulailah garis besar agenda Anda sebelum pertemuan sehingga Anda dapat membuat beberapa konsep dan mengirimkannya kepada peserta sebelum pertemuan untuk memberi tahu mereka apa yang diharapkan.
Tuliskan semua topik yang perlu Anda bahas di rapat. Mulai seluas mungkin. Misalnya, tulis "Penjadwalan," yang mungkin berisi beberapa subtopik. Gunakan catatan apa saja dari pertemuan sebelumnya, email dan informasi yang Anda miliki untuk memastikan Anda memiliki semua topik yang perlu ditulis.
Berkomunikasi dengan perencana atau peserta rapat lainnya, dan tanyakan apakah mereka memiliki topik yang memerlukan perhatian. Berikan mereka tenggat waktu untuk topik dan item yang diusulkan sehingga Anda punya waktu untuk melakukan riset lanjutan atau korespondensi, jika perlu, kemudian masukkan ke dalam outline.
Atur topik Anda. Cari topik yang bisa ditempatkan di bawah topik yang lebih besar. Jika tidak, buka setiap topik umum, dan pisahkan menjadi beberapa item agenda spesifik. Misalnya, agenda rapat produksi mungkin berisi "konflik latihan" dan "tanggal untuk diingat" di bawah topik "Penjadwalan".
Kumpulkan topik utama Anda berdasarkan urutan kepentingan. Putuskan topik apa yang harus didahulukan pada garis besar berdasarkan seberapa pentingnya topik tersebut, berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk membahasnya dan pertimbangan khusus, seperti orang yang mempresentasikan bagian dari pertemuan yang perlu pergi lebih awal, misalnya.
Ketik topik utama Anda dalam daftar vertikal dengan huruf tebal, lebih besar, sekitar 14 hingga 16 poin. Indentasi atau tab sekali dan peluru setiap subtopik langsung di bawah topik utama. Anda dapat memberi nomor atau huruf topik dan subtopik sesuai keinginan. Sertakan setiap poin rinci di bawah masing-masing subtopik.
Bullet dan indentasi barang-barang itu juga, jadi mereka duduk di bawah subtopik, tepat di sebelah kanannya. Sebagian besar program perangkat lunak secara otomatis indentasi, peluru dan nomor ketika Anda menekan "Enter" dan "Tab" di akhir utama atau subtopik.
Ketikkan semua informasi rapat yang diperlukan di bagian tengah atas dokumen, termasuk judul dan tanggal rapat, waktu, lokasi, undangan atau yang diharapkan hadir dan informasi kontak untuk penyelenggara rapat, mungkin sendiri.
Tuliskan nama masing-masing presenter topik di sebelah utama atau subtopik, jika ada. Perhatikan berapa banyak waktu yang Anda berikan untuk setiap topik. Periksa dengan presenter untuk memastikan Anda memberinya cukup waktu.
