Permintaan proposal (RFP) adalah pernyataan tertulis klien yang mengungkapkan kebutuhan bisnis dan menanyakan bagaimana Anda mengusulkan untuk memenuhi kebutuhan itu dan berapa biaya layanan atau produk Anda. Membuat garis besar sebelum menulis respons terhadap RFP klien membantu memastikan bahwa semua persyaratan proyek telah diatasi dan proposal Anda sesuai dengan format dokumen yang ditentukan oleh RFP.
Item yang Anda butuhkan
-
Permintaan dokumen proposal
-
Aplikasi pengolah kata
-
Printer
Baca RFP klien dengan hati-hati untuk memastikan Anda sepenuhnya memahami harapan. Klarifikasi pertanyaan apa pun lebih cepat daripada lambat. Sebagian besar RFP menentukan periode tanya jawab untuk responden.
Buat garis besar dalam format dan urutan yang ditentukan dalam RFP untuk menunjukkan kemampuan untuk mengikuti arahan. Beberapa RFP menyerahkan organisasi proposal kepada Anda, sementara yang lain memiliki persyaratan struktural yang sangat rinci. Mengabaikan atau salah menafsirkannya adalah salah satu cara tercepat untuk membuat proposal Anda tidak dipertimbangkan.
Gunakan angka Romawi (seperti I, II, III) untuk setiap bagian utama. Subbagian diindentasi menggunakan huruf kapital (seperti A, B, C). Bagian di bawah ini dilambangkan dengan menggunakan angka (seperti 1, 2, 3). Jika diperlukan subbagian lain, gunakan huruf kecil (seperti a, b, c).
Angka Romawi I dapat digunakan sebagai ikhtisar atau ringkasan tanggapan RFP. Nyatakan cakupan layanan dan persyaratan klien di bagian pertama ini. Jelaskan bagaimana proyek akan didekati dan mengapa pendekatan ini akan menjawab kebutuhan klien. Lanjutkan menulis judul dan kategori proyek sebagaimana disajikan oleh klien menggunakan kombinasi angka, huruf, dan angka Romawi.
Pikirkan tanggapan untuk setiap bagian dan ayat dengan menuliskan tanggapan untuk setiap kebutuhan klien. Untuk konsep awal, kata dan frasa dapat digunakan. Ulangi langkah ini untuk semua bagian.
Selesaikan ide-ide Anda dan tambahkan konten terperinci ke masing-masing untuk sepenuhnya memenuhi kebutuhan klien. Proposal Anda mungkin akan menyertakan beberapa "boilerplate" perusahaan Anda, atau teks standar yang dapat digunakan kembali. Tunjukkan dalam garis besar Anda di mana boilerplate akan digunakan dan berapa banyak yang perlu dimodifikasi untuk RFP khusus ini. Jangan menyalahgunakan boilerplate atau menggunakannya untuk menggemukkan proposal Anda. Klien potensial menghargai proposal yang ringkas, terperinci, dan dapat ditindaklanjuti.
Kiat
-
Beberapa konsep mungkin perlu dikembangkan sebelum RFP final dikembangkan. Catat setiap draf dengan nomor versi berbeda dalam nama file.
