Sistem penggajian manual dilakukan sepenuhnya dengan tangan, sedangkan sistem penggajian terkomputerisasi memungkinkan perusahaan untuk memproses penggajiannya melalui perangkat lunak penggajian khusus. Sistem manual dapat menghasilkan kesalahan penggajian dan biasanya proses yang lambat dan melelahkan. Sistem komputerisasi menawarkan sejumlah keunggulan, termasuk peningkatan akurasi dan kecepatan.
Impor Waktu
Banyak pengusaha menggunakan sistem ketepatan waktu, seperti jam waktu, untuk melacak jam kerja karyawan. Sistem manual membutuhkan pelacakan waktu karyawan dengan tangan, tetapi sistem penggajian yang terkomputerisasi memiliki kemampuan untuk mentransmisikan entri karyawan secara otomatis dari sistem ketepatan waktu ke dalam sistem penggajian.Sistem seperti itu dapat memisahkan jam reguler dari jam lembur bekerja, meskipun karyawan kadang-kadang mungkin perlu melakukan penyesuaian.
Perhitungan Otomatis
Sistem penggajian yang terkomputerisasi dapat membulatkan jam kerja karyawan menjadi segmen seperempat jam dan secara akurat menghitung total jam kerja dan yang harus dibayar, sehingga menghemat waktu yang dihabiskan untuk perhitungan manual. Sistem ini menghitung semua frekuensi pembayaran, seperti mingguan, dua mingguan, dua bulanan dan bulanan, berdasarkan pada data input yang diterima.
Sistem penggajian yang terkomputerisasi secara otomatis menghitung pengurangan wajib karyawan, seperti pajak dan pemotongan upah, dan pemotongan sukarela, seperti biaya parkir, kontribusi 401 (k), dan manfaat medis. Orang penggajian hanya memasukkan data yang menjadi dasar pemotongan, seperti informasi Formulir W-4 untuk pemotongan pajak penghasilan federal.
Pemrosesan Gaji
Sistem penggajian manual mengharuskan Anda untuk mencetak gaji pada mesin tik atau dengan tangan. Sistem penggajian yang terkomputerisasi memiliki kemampuan setoran langsung, yang menghemat uang yang dihabiskan untuk cek langsung dan rekonsiliasi. Selain itu, pencetakan cek gaji dan selokan pembayaran secara komputerisasi terjadi dengan cepat, terlepas dari volume.
Pembuatan Laporan
Sistem penggajian yang terkomputerisasi menghasilkan laporan penggajian yang memungkinkan Anda memeriksa ulang penggajian sebelum mencetak cek gaji atau membayar stub. Departemen Tenaga Kerja A.S. mengharuskan pengusaha untuk menyimpan catatan penggajian setidaknya selama tiga tahun. Sistem yang terkomputerisasi memungkinkan pencetakan hard copy dari daftar gaji yang berkaitan dengan setiap periode pembayaran, dan juga menyimpan informasi dalam sistem tanpa batas waktu.
Sistem yang terkomputerisasi membantu memastikan kepatuhan pajak gaji dengan membuat laporan pajak, termasuk laporan upah triwulanan dan tahunan serta formulir W-2 karyawan. Sistem ini memberikan data yang diperlukan akuntan perusahaan untuk menangani pajak gaji dan tugas rekonsiliasi perusahaan dan mencetak laporan yang diperlukan. Selain itu, sistem ini melacak hari manfaat, seperti liburan dan waktu pribadi, yang diambil dan dibayar.
