Perusahaan sering menggunakan sistem akuntansi terkomputerisasi untuk memproses dan memelihara transaksi dan catatan akuntansi. Sistem menyerap dan menyimpan data ini dengan menggunakan modul seperti hutang, piutang, neraca percobaan, dan penggajian. Sistem akuntansi terkomputerisasi dirancang khusus untuk perusahaan tertentu atau dibeli dari pihak ketiga (mis. Timberline atau MAS 200). Sistem akuntansi terkomputerisasi adalah alat yang berharga bagi banyak perusahaan.
Kecepatan
Sistem memproses data dengan cepat. Setelah informasi dimasukkan ke dalam modul terkait seperti penggajian atau hutang, sistem memproses dan menyimpannya secara instan.
Generasi otomatis
Sebagian besar sistem akuntansi terkomputerisasi memiliki fitur-fitur seperti pemasukan pesanan dan pembuatan faktur terkait. Majikan dapat membuat akun untuk klien mereka, menyimpan nama, alamat, pesanan, dan faktur selama diperlukan. Sistem yang terkomputerisasi juga memungkinkan majikan membuat dan mencetak laporan akun. Selanjutnya, banyak sistem akuntansi memiliki fitur penggajian, yang memungkinkan pemrosesan penggajian yang lengkap, termasuk pembuatan dan pencetakan cek dan laporan.
Ketepatan waktu
Majikan dapat mencetak dan mencetak ulang pesanan pelanggan, faktur, dan semua transaksi akuntansi lainnya sesuai kebutuhan. Dia juga dapat dengan mudah menemukan data penggajian karyawan seperti alamat saat ini dan jumlah pembayaran tanpa harus mencari melalui lemari arsip untuk mencari file personil.
Hapus pengolahan manual
Sistem akuntansi terkomputerisasi menghilangkan pemrosesan manual. Yang terakhir melibatkan pemrosesan dan pencatatan pendapatan, pengeluaran, laba, kerugian, dan rekonsiliasi perusahaan dengan tangan, menciptakan banyak ruang untuk kesalahan. Transaksi penggajian dan transaksi pajak bisnis juga dicatat secara manual. Dengan sistem akuntansi yang terkomputerisasi, pemberi kerja memiliki proses pencatatan dan penyeimbangan yang lebih lancar.
Motivasi Staf
Sistem akuntansi terkomputerisasi sering kali mengharuskan staf menjalani pelatihan untuk mempelajari keterampilan baru, membuat mereka merasa termotivasi. Selanjutnya, pemberi kerja dapat melakukan outsourcing pelatihan kepada perwakilan dari perusahaan perangkat lunak, mengurangi tekanan pada anggota staf untuk mengelola pelatihan itu sendiri.
Menyederhanakan Audit
Jika pemerintah federal atau negara bagian memutuskan untuk mengaudit perusahaan, sistem akuntansi terkomputerisasi menyederhanakan prosesnya. Biasanya, sebelum audit berlangsung, auditor memberitahu majikan melalui surat tentang dokumen spesifik yang diperlukan untuk audit. Bergantung pada sifat audit, dokumen dapat mencakup laporan pajak, daftar gaji dan bagan akun.
Sistem akuntansi terkomputerisasi dapat menyimpan informasi bertahun-tahun. Jika audit mengharuskannya, pemberi kerja dapat mengakses informasi yang berasal dari beberapa tahun yang lalu. Jika, selama audit, auditor secara spontan meminta dokumen akuntansi, pemberi kerja dapat dengan cepat mengambilnya dari sistem alih-alih mencari-cari melalui kotak penyimpanan untuk menemukan hard copy.
Mengurangi Penggelapan
Perangkat lunak akuntansi terkomputerisasi menyulitkan karyawan untuk mencuri uang dari perusahaan. Misalnya, jika seorang karyawan penggajian mencoba membayar dirinya lebih dari jumlah yang diizinkan, pencuriannya kemungkinan besar akan ditemukan karena sistem akuntansi menyimpan semua transaksi yang disimpan.
