Siapa pun dapat menghargai pemandangan seorang eksekutif tingkat tinggi yang sibuk, duduk di belakang meja besar tanpa sehelai kertas - apalagi setitik debu - yang terlihat. Penampilan meyakini kenyataan, karena eksekutif itu mungkin sama sibuknya dengan Anda, tetapi ia telah menemukan cara untuk mengatur beban kerja kantornya. Anda juga bisa, selama Anda mengembangkan sistem yang bekerja untuk Anda. Ini mungkin berarti menggunakan beberapa teknik "mencoba-dan-benar" sambil mengabaikan yang lain.Seperti eksekutif tingkat tinggi itu, ingatlah bahwa Anda yang bertanggung jawab dan itu mengharuskan Anda untuk mengambil kendali atas beban kerja Anda sebelum ia menguasai Anda.
Bangun sistem pengarsipan - elektronik dan kertas - sehingga Anda dapat segera mengeluarkan informasi begitu Anda selesai meninjaunya. Banyak profesional bisnis adalah "master stackers," yang berarti bahwa mereka cenderung menumpuk tumpukan kertas yang pada akhirnya membuat mereka kewalahan. Buat komitmen untuk mengerjakan proyek dan kemudian, ketika Anda selesai, segera ajukan. Untuk file kertas, buat sistem file kode warna, dengan masing-masing warna menunjukkan pesan yang berarti bagi Anda. Misalnya, menerapkan sistem hierarki tiga warna di mana hijau berarti "prioritas tinggi," kuning berarti "prioritas sedang" dan merah berarti "prioritas rendah. Atau, untuk mengurangi jumlah file di meja Anda, gunakan sistem dua warna. Ikuti logika yang sama untuk membuat sistem pengarsipan komputer.
Buat daftar tugas harian dan simpan bersama Anda setiap saat untuk membuat Anda tetap fokus dan tetap di jalur. Hapus tugas saat Anda menyelesaikannya. Demikian juga, simpan kalender bersama Anda setiap saat, rujuk silang keduanya sebagaimana diperlukan. Tinjau daftar tugas Anda di akhir setiap hari dan awal setiap hari baru untuk menguatkan kewajiban harian Anda dalam pikiran Anda.
Tetapkan batas waktu dan tenggat waktu untuk masing-masing tugas ini, menjadi optimis tetapi juga realistis. Berhati-hatilah dengan waktu yang Anda berikan untuk membaca dan membalas email, karena sangat mudah untuk tersedot ke "pusaran email" yang menghabiskan waktu. Beri tag pada email Anda dengan pesan "prioritas tinggi" untuk membantu memfokuskan upaya Anda - dan kemudian putuskan apakah akan merespons atau tidak.
Mulailah panggilan telepon dan rapat dengan perkiraan durasinya - dan kemudian perhatikan jam dan patuhi rencana tersebut. Orang-orang akan menghormati disiplin Anda jika Anda mengatakan sesuatu seperti: "Seperti yang saya tahu kita semua sibuk, mari kita coba yang terbaik untuk menjaga panggilan telepon atau rapat ini hingga 30 menit."
Tetapkan batasan untuk rekan kerja yang mungkin mencoba menjerat Anda dalam makan siang yang lama atau percakapan yang berlarut-larut tentang kencan buta mereka yang mengerikan di malam sebelumnya. Meskipun beberapa interaksi sosial penting untuk membangun hubungan di antara rekan kerja, berhati-hatilah agar hal itu tidak lepas kendali dan melemparkan bola curveball ke dalam hari kerja Anda yang terstruktur dengan baik.
Mempertimbangkan kembali multitasking. Anda mungkin berpikir bahwa berbicara di telepon, menulis email, dan meninjau proposal pemasaran menjadikan Anda seorang karyawan yang super, tetapi, pada kenyataannya, Anda mungkin menyebarkan perhatian Anda dan malah menjadi kontraproduktif. Jika Anda harus, paksa diri Anda untuk memusatkan perhatian pada satu tugas pada satu waktu dan membandingkan hasilnya dengan mode multitasking dalam mengatur beban kerja Anda.
Nilai beban kerja Anda saat ini sebelum menyetujui untuk memikul tanggung jawab baru. Meskipun banyak karyawan menganggap bahwa mereka harus melangkah dan tidak pernah mengatakan tidak untuk permintaan seperti itu, pertimbangkan dengan cermat apakah Anda punya waktu untuk menyelesaikan tugas dan apakah mereka dapat diselesaikan sesuai dengan standar tinggi Anda sendiri.
Konsultasikan dengan penyelia Anda untuk memastikan bahwa Anda berada di jalur yang benar dengan rencana Anda untuk mengatur beban kerja kantor Anda. Tinjau "rencana tindakan" Anda dan minta umpan balik.
