Laporan keuangan Anda adalah potret bisnis Anda pada titik waktu tertentu. Mereka berguna, tetapi kenyataannya adalah bahwa Anda biasanya tidak dapat menghentikan bisnis Anda di jalurnya saat Anda menyiapkan laporan Anda. Persediaan Anda akan terus berubah saat Anda sedang mengerjakan buku, Anda masih akan melakukan penjualan dan melakukan pemesanan dan staf Anda masih harus dibayar. Jumlah yang diperoleh staf Anda setelah siklus pembayaran terakhir tahun ini disebut sebagai gaji atau upah yang masih harus dibayar, dan Anda harus menambahkannya dan menyesuaikan laporan keuangan Anda untuk mencerminkannya.
Apa Gaji yang Masih Harus Dibayar?
Laporan keuangan Anda membagi uang yang masuk dan keluar dari bisnis Anda ke dalam dua kategori, aset dan kewajiban. Jika akun mewakili uang yang terhutang ke perusahaan Anda, itu adalah aset. Anda mungkin belum memilikinya, tetapi dalam keadaan normal hal itu akhirnya akan berakhir di rekening bank Anda. Uang yang dihutang perusahaan Anda kepada orang lain adalah kewajiban, bahkan ketika itu saat ini ada di akun Anda, untuk alasan yang persis sama. Itulah yang terjadi pada akhir periode pelaporan ketika Anda berhutang uang kepada karyawan Anda untuk shift yang telah mereka kerjakan tetapi belum dibayar. Ini adalah kewajiban yang Anda dapatkan, atau akumulasikan, seperti pembayaran sewa untuk peralatan atau tempat Anda.
Mengapa Bisnis Menggunakan Gaji yang Masih Harus Dibayar
Jika Anda meminjam $ 20 dari seorang teman, sama sekali tidak masalah untuk membuat catatan di buku cek Anda beberapa minggu kemudian ketika Anda menulis cek untuk membayarnya kembali. Segalanya akan menjadi jelek terburu-buru jika Anda mencoba menjalankan bisnis dengan cara itu. Karena itulah prinsip akuntansi bahwa Anda harus mencatat pengeluaran apa pun - termasuk upah - pada periode ketika biaya itu timbul. Upah yang Anda bayar akan muncul di dua tempat karena sebagian besar bisnis menggunakan akuntansi entri ganda. Anda harus mencatatnya di neraca sebagai kewajiban, dan di laporan laba rugi sebagai beban. Jika tidak, laporan keuangan Anda untuk akhir periode pelaporan tidak akan akurat.
Payroll Itu Diproses, Payroll Itu Tidak
Pada akhir periode pelaporan Anda, apakah itu bulanan, triwulanan, atau akhir tahun fiskal Anda, Anda mungkin akan menunjukkan nilai dolar dari gaji yang belum dibayar pada buku Anda. Itu karena jarang ada bisnis yang diselesaikan dengan karyawan tepat pada akhir siklus pembayaran. Biasanya, akan ada satu minggu atau lebih antara tanggal cutoff gaji Anda dan hari gajian. Jika akhir tahun Anda jatuh selama minggu itu, Anda akan memiliki jumlah gaji yang sudah diproses dan menunggu untuk diterbitkan, dan itulah yang ditunjukkan pada buku Anda. Biaya gaji yang masih harus dibayar berbeda. Sebagian besar staf Anda juga akan bekerja selama hari-hari antara akhir siklus pembayaran dan akhir periode pelaporan Anda, dan itu adalah jumlah dolar yang harus Anda sesuaikan.
Membuat Entri untuk Gaji yang Masih Harus Dibayar
Tempat pertama yang Anda butuhkan untuk membuat entri adalah di neraca Anda, di sisi kredit buku besar. Anda akan memiliki akun di sini yang disebut "Payable Payable," atau sesuatu seperti itu. Sering kali akan ada jumlah dolar di sini sudah, mewakili gaji yang sudah diproses dari periode pembayaran sebelumnya. Di sinilah Anda akan menambahkan gaji yang masih harus dibayar, setelah Anda menghitung total. Pada laporan pendapatan Anda, di sisi debit buku besar Anda, Anda akan memiliki akun serupa bernama "Biaya Upah" atau yang serupa. Anda akan menambahkan jumlah yang sesuai di sini. Terakhir, dalam kebanyakan kasus, buku Anda juga akan menyertakan jurnal yang mencatat setiap transaksi. Setelah Anda membuat penyesuaian pada neraca dan laporan laba rugi, Anda harus mencatatnya juga di jurnal. Anda akan memasukkan Beban Upah pada jurnal Anda sebagai debit, dan Upah yang Dibayar sebagai kredit.
Menghitung Jumlah untuk Karyawan Setiap Jam
Perusahaan Anda mungkin memiliki karyawan per jam, karyawan bergaji, atau keduanya. Menghitung jumlah terutang yang Anda miliki kepada karyawan per jam Anda relatif mudah. Jika Anda menyimpan lembar waktu formal dalam bentuk kertas atau elektronik, Anda dapat menarik mereka untuk menemukan karyawan mana yang bekerja pada jam berapa. Dari sana, hitung jumlah jam kerja masing-masing karyawan, dan kalikan dengan jam kerja mereka. Tinjau jadwal selama beberapa hari terakhir jika bisnis Anda cukup kecil sehingga Anda tidak perlu menggunakan timesheets formal. Tambahkan semua jam yang dijadwalkan, buat pengurangan yang diperlukan untuk staf yang pergi lebih awal, tiba terlambat atau dipanggil sakit, dan kemudian gandakan jam aktual yang bekerja dengan tarif per jam karyawan. Akhirnya, jumlahkan total untuk sampai pada angka total upah per jam yang masih harus dibayar.
Menghitung Jumlah Karyawan yang Digaji
Mengetahui jumlah gaji yang masih harus dibayar untuk karyawan Anda yang digaji sedikit lebih rumit, meskipun itu masih tidak terlalu menantang. Gaji biasanya dinyatakan sebagai angka tahunan atau bulanan, jadi Anda harus memecahnya menjadi jumlah dolar per hari. Untuk gaji tahunan, Anda dapat menguraikan total jumlah hari kerja dalam setahun dan membagi gaji dengan jumlah itu. Hasilnya akan menjadi jumlah gaji harian karyawan Anda. Jika gaji bulanan, Anda dapat menggunakan metode yang sama dan menghitung hari kerja aktual untuk bulan itu. Namun, beberapa perusahaan bekerja pada bulan 30 hari untuk keperluan akuntansi, jadi jika Anda termasuk dalam kategori itu, Anda harus menghitung hari hingga akhir bulan akuntansi Anda daripada akhir bulan kalender. Setelah Anda menyortirnya, dan mencapai angka harian untuk setiap karyawan yang telah bekerja selama beberapa hari terakhir dari periode pelaporan, Anda dapat menjumlahkannya dan memiliki angka untuk total gaji Anda yang masih harus dibayar.
Menghitung Lembur, Komisi dan Bonus
Pekerjaan Anda belum selesai setelah Anda menghitung upah dan gaji per jam. Seringkali karyawan Anda akan mendapatkan uang tambahan dalam bentuk lembur, komisi atau bonus, dan mereka perlu dipertanggungjawabkan juga. Untuk menghitung lembur untuk karyawan per jam Anda, Anda harus merujuk pada undang-undang lembur negara bagian Anda, atau, jika berlaku bagi Anda, setiap perjanjian perundingan bersama yang menetapkan premi lebih tinggi untuk lembur. Beberapa staf mungkin juga menerima pembayaran sesuai panggilan, perbedaan upah untuk bekerja dengan shift yang tidak populer atau membayar bahaya untuk tugas-tugas berbahaya. Anda harus menghitung jumlah tersebut secara individual, untuk setiap karyawan yang terkena dampak. Dengan cara yang sama, Anda harus menghitung komisi atau bonus apa pun yang diperoleh staf Anda yang dibayar per jam dan gaji selama beberapa hari terakhir periode akuntansi Anda. Mereka akan menambah total gaji Anda yang masih harus dibayar.
Hari Sakit dan Pembayaran Liburan
Komplikasi lain yang perlu Anda tangani adalah hari sakit, hari pribadi dibayar dan liburan. Ini terutama benar jika Anda menggunakan tahun kalender sebagai tahun fiskal Anda, jadi akhir tahun fiskal Anda bertepatan dengan hari libur. Jika Anda menawarkan hari pribadi yang dibayar, mereka biasanya setara dengan gaji satu hari untuk karyawan yang bergaji atau shift normal - biasanya delapan jam - untuk karyawan per jam. Hari-hari sakit bekerja dengan cara yang sama, dan mereka sering diambil alih untuk liburan baik sebagai pengganti hari pribadi atau karena staf Anda sakit secara sah. Undang-undang bayaran liburan bervariasi, tergantung pada tempat bisnis Anda didasarkan, tetapi dalam kebanyakan kasus, itu turun ke gaji sehari untuk karyawan yang tidak bekerja pada hari libur dan upah satu hari dengan tingkat yang lebih tinggi bagi mereka yang melakukannya.
Mengizinkan Pajak dan Manfaat
Setelah Anda menghitung semua total itu, Anda akan memiliki angka untuk semua gaji aktual Anda yang masih harus dibayar. Pekerjaan Anda masih tidak akan selesai, karena setiap dolar dari jumlah itu juga mewakili persentase yang lebih kecil Anda berutang dalam bentuk pajak gaji negara bagian dan federal. Jika perusahaan Anda menawarkan tunjangan kepada karyawannya, atau untuk beberapa kelas karyawan, tunjangan tersebut juga dianggap sebagai penghasilan kena pajak. Anda harus menghitung nilai dolar dari manfaat tersebut per hari dan menerapkannya pada semua karyawan yang memenuhi syarat untuk menghasilkan total akhir dari gaji Anda yang masih harus dibayar, termasuk manfaat itu. Setelah ada, Anda dapat menghitung jumlah pajak gaji yang akan Anda bayar. Sebenarnya, itu bukan bagian dari penyesuaian untuk upah yang masih harus dibayar, tetapi Anda harus menyesuaikan akun pajak Anda dengan cara yang sama karena itu semua adalah bagian dari tugas yang sama.
Mengizinkan untuk Biaya Pemrosesan Penggajian
Jika Anda menggunakan perusahaan luar untuk menangani gaji Anda, ada satu jumlah akhir yang harus Anda pertanggungjawabkan. Itu adalah jumlah yang Anda bayarkan untuk pemrosesan gaji Anda, yang akan bervariasi tergantung pada penyedia mana yang Anda gunakan dan paket layanan yang Anda pilih. Biasanya, biaya Anda akan berdasarkan per-karyawan-per-bulan, jadi menghitung jumlah per hari sama dengan menghitung jumlah per hari untuk gaji bulanan. Lipat gandakan jumlah per-karyawan dengan jumlah karyawan, bagi angka itu dengan jumlah hari dalam sebulan, dan kemudian gandakan jumlah dolar per-hari dengan jumlah hari yang tersisa pada akhir bulan. Jika perusahaan Anda kecil, Anda dapat memasukkan jumlah ini langsung ke dalam angka total untuk upah yang masih harus dibayar. Di perusahaan besar, Anda mungkin memiliki akun terpisah untuk biaya gaji, tetapi seperti pajak gaji Anda, masuk akal untuk menghitung dan memperhitungkan jumlah itu saat Anda sudah melakukan upah yang masih harus dibayar.
Cara Menyesuaikan Entri untuk Gaji yang Masih Harus Dibayar
Sekarang setelah Anda menyelesaikan semua jumlah dolar yang terlibat, Anda akhirnya siap untuk kembali ke buku-buku dan melakukan penyesuaian yang diperlukan. Pertama, kembali ke akun "Hutang Gaji" di sisi kredit neraca Anda, atau apa pun nama akun itu di buku Anda. Anda sudah memiliki entri di sana untuk periode pembayaran sebelumnya, yang sudah diproses dan diperhitungkan. Sekarang Anda akan menempatkan entri baru di sana, dengan deskripsi "Menyesuaikan Entri," dan menambahkan upah yang telah Anda hitung selama beberapa hari terakhir periode tersebut. Jika Anda menyimpan sendiri buku-buku itu, Anda bisa lebih informatif dan memberi label "Menyesuaikan Entri untuk Upah yang Masih Harus Dibayar," atau yang serupa, untuk membantu Anda mengingat dengan lebih jelas apa yang telah Anda lakukan. Sekarang, pindah ke laporan penghasilan Anda dan masukkan entri penyesuaian dengan cara yang persis sama di sisi debit buku besar Anda. Terakhir, catat kedua entri yang menyesuaikan ke jurnal Anda. Jika Anda menggunakan program akuntansi terkomputerisasi atau sistem manual "satu-tulis", jumlah yang benar dapat ditransfer ke jurnal tanpa Anda perlu melakukannya.
Downfalls dari Lupa untuk Menyesuaikan Entri untuk Gaji yang Masih Harus Dibayar
Jika Anda menyimpan buku sendiri atau menggunakan pemegang buku yang tidak terlatih secara formal, mungkin untuk mengabaikan penyesuaian ini di tengah tekanan dan kesibukan melakukan laporan akhir tahun, triwulanan atau bulanan Anda. Itu terutama benar jika akhir tahun fiskal Anda bertepatan dengan tahun kalender, jadi Anda memperhatikan ini sambil berusaha mengikuti kewajiban pribadi Anda selama liburan. Ini sepenuhnya dapat dimengerti jika Anda melewatkan penyesuaian, tetapi itu tidak berarti Anda tidak bertanggung jawab untuk menjaga buku Anda dengan benar.
Menyimpan buku tak terurus atau buku yang tidak akurat dapat menimbulkan sejumlah dampak. Pemberi pinjaman atau calon investor bisa waspada, dan memang demikian jika mereka menemukan ketidakakuratan dalam keuangan Anda. Ini juga berarti Anda tidak bekerja dengan informasi yang akurat, yang membuat perencanaan manajemen lebih sulit. Jika Anda berada di pasar di mana merekrut karyawan sudah menjadi tantangan, reputasi untuk pengabaian gaji tidak akan membantu perjuangan Anda. Akhirnya, gagal menghitung pajak gaji Anda dengan benar dapat mengakibatkan denda dan perhatian yang tidak diinginkan dari otoritas pajak negara bagian atau IRS. Membuat penyesuaian membutuhkan sedikit kerja keras pada bagian Anda - atau bagian pembukuan Anda - tetapi perlu upaya untuk memperbaikinya.
