Pada dasarnya, proposal tertulis adalah komunikasi yang berupaya meyakinkan pembaca. Ia melakukan ini dengan menawarkan sesuatu yang bermanfaat sebagai imbalan atas sesuatu sebagai balasannya. Menulis proposal yang menang bukan hanya masalah konten, tetapi juga masalah struktur dan proses. Dengan kata lain, jika Anda mengatakan hal-hal yang benar dalam urutan yang benar maka Anda akan memiliki proposal yang menang.
Pikirkan tentang ringkasan eksekutif Anda. Ini dilihat oleh banyak orang sebagai bagian terpenting dari sebuah proposal. Ringkasan eksekutif Anda harus menceritakan kisah proposal Anda dengan cara yang ringkas dan mudah dipahami dan harus dimengerti oleh orang awam. Untuk alasan ini, ringkasan eksekutif biasanya ditulis terakhir sehingga tidak ada elemen kunci dari proposal yang ditinggalkan.
Setelah menerima proposal, banyak orang akan membuat keputusan apakah layak dibaca berdasarkan pada apa yang dikatakan dalam ringkasan eksekutif, jadi itu adalah sesuatu yang harus Anda pikirkan sepanjang sisa proses penulisan proposal.
Alamat klien dan kebutuhan mereka di seluruh proposal Anda. Ini menyampaikan pesan empati dan menunjukkan bahwa selain memenuhi kebutuhan bisnis mereka dengan cara yang dijelaskan dalam proposal Anda, Anda juga ingin membangun hubungan kolaboratif dengan mereka.
Tekankan kembali pemahaman Anda tentang persyaratan klien sehingga jelas bahwa solusi yang Anda usulkan akan memenuhi persyaratan asli.
Jelaskan bagaimana Anda akan memenuhi kebutuhan mereka. Ini harus sedetail atau setinggi yang diperlukan.
Ringkas secara ringkas pengalaman Anda, yang relevan dengan bagaimana Anda akan memenuhi persyaratan klien. Jika Anda memiliki pelanggan lama yang telah setuju untuk digunakan sebagai referensi, maka nyatakan siapa mereka dan bagaimana Anda membantu mereka mencapai tujuan mereka.
Tunjuk ke penelitian sebelumnya yang telah dilakukan, baik oleh Anda sendiri atau oleh orang lain, dan jelaskan bagaimana Anda akan menggunakan ini untuk memenuhi kebutuhan klien.
Tetapkan beberapa tonggak sejarah. Nyatakan kiriman yang ingin Anda berikan kepada klien dan tujuan tingkat layanan apa pun yang berkaitan dengan rentang waktu untuk perubahan haluan.
Nyatakan harga Anda untuk menyelesaikan pekerjaan yang dijelaskan dalam proposal. Bagilah ini menjadi sedetail mungkin, dan jika mungkin, jelaskan bagaimana Anda sampai pada harga Anda. Misalnya, jika Anda membebankan tarif tetap per kata yang diterjemahkan (P) untuk satu jenis terjemahan tertentu dan klien telah menyatakan bahwa ada sejumlah kata tertentu yang perlu diterjemahkan (Q) maka jelaskan bahwa harga Anda sama dengan P dikalikan dengan Q.
Tetapkan jadwal pengisian sekitar selesainya milestone Anda. Misalnya, Anda dapat menyatakan bahwa klien akan membayar 100 persen dari biaya setelah berhasil menyelesaikan semua tonggak, atau bisa 20 persen dari total harga setelah menyelesaikan setiap tonggak individu (dengan asumsi lima tonggak).
Tulis ringkasan eksekutif Anda. Ingat bahwa ringkasan eksekutif harus menceritakan kisah penawaran Anda dalam hal masalah, prioritas, dan persyaratan pelanggan. Ringkasan eksekutif yang menarik akan fokus pada tujuan pelanggan dan bagaimana mereka akan dicapai, bukan pada detail dari solusi.
