Mengontrol uang tunai dalam bisnis Anda melibatkan pembukuan dan keamanan yang rajin. Di sisi positifnya, menurut transaksi tunai Administrasi Bisnis Kecil A.S. tidak tunduk pada penipuan, biaya, masa tunggu, dan kesalahan pembayaran. Pada sisi negatifnya, uang tunai yang tidak terkontrol dengan baik dapat menarik perhatian lebih besar dari IRS dan godaan kriminal dari karyawan dan orang lain. Menerapkan beberapa metode pengendalian kas internal dapat membantu meminimalkan risiko.
Memastikan Karyawan
Kontrol uang tunai dimulai dengan orang. Karyawan yang menangani uang tunai - atau setara kas termasuk cek dan slip kartu kredit - harus diperiksa secara menyeluruh. Pemeriksaan catatan kriminal, penyaringan obat-obatan dan memverifikasi pekerjaan sebelumnya dapat menjadi bagian dari proses pemeriksaan. Menurut laporan Journal of Management and Marketing Research tentang dampak kejahatan terhadap bisnis, “Pemeriksaan latar belakang juga harus mencakup laporan riwayat kredit karena beberapa karyawan mungkin terpaksa menggelapkan dana perusahaan ketika tekanan keuangan dari kecanduan narkoba, perzinahan, perjudian atau biaya medis tampaknya tidak dapat diatasi."
Mendokumentasikan Transaksi
Menyimpan tanda terima transaksi tunai memungkinkan pembukuan yang akurat dan memuaskan IRS dengan menciptakan apa yang oleh Departemen Perdagangan AS disebut sebagai "jejak audit yang tak terbantahkan." Jumlah, dua bagian penerimaan adalah ideal karena memungkinkan Anda memberikan satu salinan tanda terima kepada pelanggan Anda dan simpan salinan lainnya untuk catatan Anda. Penghitungan kas secara teratur dapat membantu memastikan akurasi. Mencetak kalkulator dan buku tanda terima juga dapat berguna dalam mendokumentasikan transaksi tunai.
Memisahkan Tugas
Bagian dari kontrol kas internal adalah menempatkan lebih dari satu orang yang bertanggung jawab atas audit transaksi tunai. Aturan Universitas Yale sendiri untuk pemisahan tugas mensyaratkan bahwa tidak seorang pun harus bertanggung jawab menangani transaksi tunai awal, menyimpan catatan, merekonsiliasi saldo, memindahkan atau menyetor uang tunai dan menyetujui pembukuan. Menurut Universitas Yale, "Ketika fungsi-fungsi ini tidak dapat dipisahkan, tinjauan pengawasan terperinci atas kegiatan terkait diperlukan sebagai kegiatan kontrol kompensasi."
Mengamankan Uang Tunai
Memasang kamera video dan menggunakan drop brankas untuk menyimpan uang tunai adalah metode melindungi uang tunai pada titik-titik di mana transaksi terjadi. Menugaskan satu karyawan dan satu penyelia bersama untuk mengelola bisnis Anda dengan aman atau melakukan setoran bank adalah metode yang membantu melindungi uang sebelum dan selama perjalanannya. Rekonsiliasi penerimaan kas dengan catatan setoran bank setiap hari dan melakukan tinjauan bulanan terhadap keseluruhan pembukuan perusahaan Anda adalah cara Anda dapat mengawasi dengan cermat catatan kas internal dan mencegah masalah dengan IRS.
Tip IRS
Menurut IRS, “Jika, dalam periode 12 bulan, Anda menerima lebih dari $ 10.000 tunai dari satu pembeli sebagai akibat dari transaksi dalam perdagangan atau bisnis Anda, Anda harus melaporkannya ke Internal Revenue Service (IRS) dan Jaringan Penegakan Kejahatan Keuangan (FinCEN) pada Formulir 8300. ”Bisnis memiliki 15 hari sejak tanggal diterimanya transaksi tunai tunggal $ 10.000 atau lebih untuk mengajukan Formulir 8300 dengan IRS.
