Banyak orang berpikir bahwa seorang resepsionis dan seorang sekretaris memiliki pekerjaan yang sama, tanggung jawab yang sama dan kedua jabatan itu dapat dipertukarkan. Alasan orang memegang asumsi ini adalah karena sekretaris dan resepsionis sering menjawab telepon dan melakukan tugas-tugas administrasi. Kedua pekerjaan itu sangat berbeda karena sekretaris dan resepsionis memiliki peran dan persyaratan yang berbeda.
Sekretaris
Tugas seorang sekretaris bervariasi berdasarkan jenis sekretaris dan ukuran organisasi. Tren bisnis telah berubah dengan kemajuan teknologi. Di masa lalu, setiap manajer memiliki sekretaris sendiri. Karena email dan pesan suara otomatis, sekretaris dapat bekerja untuk beberapa manajer. Dalam sebuah perusahaan kecil, mungkin ada satu sekretaris untuk semua manajer. Dia menangani semua surat, menjadwalkan janji, memesan persediaan, dan menjawab telepon. Jika sekretaris bekerja hanya untuk satu atau dua manajer, ia sering diberikan tugas tambahan yang serupa dengan yang dimiliki seorang administrator. Misalnya, sekretaris sumber daya manusia dapat memeriksa referensi. Seorang sekretaris biasanya harus memiliki setidaknya ijazah sekolah menengah, dan banyak kantor lebih suka mempekerjakan mereka yang memiliki gelar seni liberal, pelatihan kesekretariatan atau gelar atau sertifikasi dari sekolah pendukung administrasi. Seorang sekretaris juga harus memiliki kecepatan mengetik yang cepat, pengetahuan tentang komputer dan komunikasi serta keterampilan orang, lapor Universitas Negeri.
Resepsionis
Resepsionis adalah orang yang pertama kali Anda lihat ketika memasuki pintu bisnis. Resepsionis menyambut tamu, menjawab telepon, menulis surat dan dokumen, dan menjaga area resepsionis tetap bersih selama hari kerja. Seorang resepsionis juga dapat masuk dan keluar dari bisnis, menyortir surat, memelihara catatan kehadiran karyawan dan mengoreksi surat, laporan, dan email. Ijazah sekolah menengah biasanya lebih disukai. Tetapi, jika Anda cerdas dan memiliki sikap dan penampilan yang ramah, majikan sering menilai kualitas-kualitas itu daripada pendidikan formal. Beberapa perusahaan menawarkan pelatihan di tempat kerja kepada resepsionis, menurut Universitas Negeri.
Perbedaan dalam Tanggung Jawab Pekerjaan
Bagian dari tanggung jawab resepsionis adalah menyapa pengunjung perusahaan; seorang sekretaris biasanya tidak bertanggung jawab untuk menyapa pengunjung. Seorang sekretaris mungkin menyapa pengunjung, tetapi hanya jika mereka mengunjungi salah satu manajer tertentu yang bekerja untuk sekretaris tersebut. Sekretaris bekerja khusus untuk satu atau lebih manajer. Resepsionis mewakili seluruh perusahaan dan tidak bekerja secara khusus di bawah siapa pun. Seorang sekretaris dapat memiliki tanggung jawab tambahan, seperti menjadwalkan janji temu, memesan persediaan, membuat pengaturan perjalanan, dan menangani kas kecil. Ia juga dapat memiliki tanggung jawab tambahan tergantung pada tipenya, seperti hukum, keuangan atau pemasaran. Tanggung jawab resepsionis adalah umum - menyapa, menjawab telepon, menyortir surat dan tanggung jawab kecil lainnya yang ditentukan oleh perusahaan, menurut Universitas Negeri.
Perbedaan Lainnya
Meja resepsionis sering terletak di area perusahaan yang paling terlihat. Dia adalah orang pertama yang Anda lihat ketika Anda memasuki perusahaan. Kantor atau area sekretaris sering terletak di dekat manajer tempat ia bekerja. Juga, seorang sekretaris biasanya diharuskan memiliki setidaknya ijazah sekolah menengah dan bahkan sertifikasi atau gelar perguruan tinggi. Untuk seorang resepsionis, ijazah sekolah menengah lebih disukai tetapi tidak selalu diperlukan. Pada 2009, gaji tahunan rata-rata untuk resepsionis dan pegawai informasi adalah $ 26.010, gaji tahunan rata-rata untuk sekretaris tingkat rendah adalah $ 31.060 dan gaji tahunan rata-rata untuk sekretaris eksekutif dan asisten administrasi adalah $ 44.010, menurut Biro Statistik Tenaga Kerja.
