Sebuah bisnis tunggal mungkin memiliki beberapa posisi untuk menjaga operasi berjalan dengan lancar dan membuat karyawan bahagia. Dua dari posisi ini adalah sekretaris dan manajer kantor dan mereka sangat berbeda dalam tanggung jawab, ruang lingkup, pendidikan dan gaji. Sementara seorang manajer kantor bekerja erat dengan operasi internal, sekretaris melayani baik manajer maupun perusahaan, terutama jika sekretaris menjalankan tugas resepsionis umum.
Deskripsi Pekerjaan Sekretaris
Sekretaris melakukan dua peran penting, memberikan dukungan kepada manajer atau eksekutif kantor dan melakukan tugas-tugas dasar resepsionis. Mereka menjawab telepon, menjadwalkan rapat dan janji temu dan menulis laporan atau dokumen atas nama manajer dan eksekutif, menangani surat pos masuk dan keluar, dan memperbarui dokumen perangkat lunak bila diperlukan. Tugas aktual dapat berubah tergantung pada posisi yang bersangkutan, karena sekretaris hukum dapat menangani pertanyaan dari klien hukum dan memperbarui folder pasien dalam pengaturan medis.
Deskripsi Pekerjaan Manajer Kantor
Seorang manajer kantor bertanggung jawab untuk mengawasi dan membimbing karyawan di lingkungan kantor. Manajer kantor mengetahui tujuan bisnis dan departemen yang diberikan, sehingga mereka harus memastikan bahwa semua pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan memenuhi pedoman, sasaran, dan standar bisnis. Beberapa manajer mendelegasikan tugas, tugas, dan proyek kepada karyawan yang bekerja di departemen tertentu. Manajer kantor juga harus mematuhi anggaran yang ditetapkan oleh departemen akuntansi dan memenuhi tenggat waktu yang dijadwalkan.
Persyaratan Pendidikan
Seorang sekretaris sering memiliki ijazah sekolah menengah. Pelatihan tambahan tentang pekerjaan disediakan, sehingga sekretaris mempelajari operasi internal bisnis dan menggunakan sistem komputer selama periode pelatihan. Sekretaris hukum dan medis mungkin memerlukan sertifikasi tambahan dari Asosiasi Nasional Sekretaris Hukum atau Asosiasi Profesional Profesional Administrasi. Manajer kantor sering mendapatkan pelatihan pasca sekolah menengah dalam manajemen kantor atau layanan atau dukungan administratif. Pendidikan pasca sekolah menengah dapat mencakup gelar sarjana atau gelar associate.
Perbedaan Gaji
Karena manajer kantor memiliki latar belakang pendidikan yang luas dan mengelola karyawan lain di kantor, mereka menerima gaji yang lebih tinggi daripada sekretaris, menurut informasi gaji yang diterbitkan Biro Statistik Tenaga Kerja A.S. Pada 2008, manajer kantor dan penyelia karyawan memperoleh sekitar $ 45.790 per tahun, sementara sekretaris mendapatkan median $ 25.240 pada 2010. Sekretaris bayaran tertinggi menghasilkan $ 36.910 per tahun, masih jauh di bawah rata-rata manajer kantor.
