Menulis laporan proyek dapat menjadi tugas yang menakutkan jika Anda tidak memulai dengan rencana organisasi. Laporan proyek biasanya mengandung elemen dasar yang sama yang memberikan informasi kepada pembaca mengenai tujuan, rencana, anggaran, dan hasil proyek. Dengan menggunakan beberapa teknik dasar penulisan laporan, Anda dapat membuat dokumen proyek yang efektif yang menunjukkan rekan-rekan Anda bahwa Anda terorganisir dan mampu memberikan informasi penting.
Tentukan jenis laporan proyek apa yang akan Anda tulis. Laporan proyek umum meliputi proposal, ruang lingkup rekomendasi pekerjaan, pembaruan status, analisis varian dan ulasan akhir dan rekomendasi. Ini akan membantu Anda memberikan informasi persis yang diinginkan oleh anggota tim, penyelia, atau pemangku kepentingan lainnya.
Tulis garis besar untuk laporan Anda. Sertakan halaman sampul, halaman isi, ringkasan eksekutif, isi utama dan lampiran. Tentukan kategori informasi mana yang akan Anda tangani. Bergantung pada jenis laporan yang Anda tulis, ini dapat mencakup tujuan, metodologi proyek, staf, sumber daya yang dibutuhkan, durasi, tolok ukur keberhasilan, anggaran, varian, hasil, tenggat waktu, hasil, dan rekomendasi.
Kumpulkan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap bagian. Ini mungkin memerlukan wawancara dengan orang-orang yang meminta proyek, anggota staf yang mengerjakan proyek dan pemangku kepentingan yang menjadi target proyek, seperti pelanggan, karyawan internal atau vendor dan pemasok. Dapatkan data historis, seperti volume penjualan sebelumnya, anggaran, tingkat partisipasi, dan data demografis.
Tulis draf pertama ringkasan eksekutif, yang merupakan tinjauan singkat dari laporan tersebut. Ini harus mencakup alasan mengapa pembaca mendapatkan laporan, sorotan dasar dari laporan dan rekomendasi. Jangan memasukkan detail yang lebih baik dalam ringkasan eksekutif, yang sering kali merupakan ikhtisar setengah halaman. Berikan perincian dan dukungan di badan laporan proyek.
Tulis setiap bagian laporan menggunakan data dan wawancara Anda. Atur bagian menggunakan urutan logis. Misalnya, jangan mulai dengan anggaran sampai Anda menjelaskan komponen yang diperlukan untuk proyek. Ini akan memungkinkan Anda menghindari keharusan menjelaskan setiap pengeluaran dan mengapa dibutuhkan dua kali. Jangan daftarkan nama staf yang mengerjakan proyek sampai Anda telah mendaftarkan komponen proyek. Untuk bagian varians, sertakan hasil asli yang dikecualikan dan kemudian hasil yang sebenarnya.
Selesaikan laporan dengan ringkasan dan rekomendasi berdasarkan temuan Anda. Gunakan data untuk mendukung kesimpulan dan rekomendasi Anda. Rujuk pembaca ke lampiran makalah Anda, yang akan mencakup informasi dukungan terperinci, seperti rincian penganggaran, grafik, bagan, dan data teknis lainnya.
Tinjau ringkasan eksekutif Anda untuk menentukan apakah ada penjumlahan awal Anda yang harus diubah berdasarkan informasi yang Anda temukan saat menulis laporan Anda. Tulis versi terakhir dari ringkasan eksekutif.
Kompilasi informasi dalam lampiran Anda dan letakkan sesuai urutan informasi yang muncul di laporan Anda. Kembali ke laporan Anda dan sertakan catatan kaki atau nomor halaman untuk mengarahkan pembaca ke informasi lampiran.
