Laporan manajemen proyek memberikan pembaruan kemajuan pada proyek tertentu. Biasanya ditulis pada tonggak proyek, tetapi dapat diminta oleh klien atau penyelia setiap saat. Laporan manajemen proyek penting karena memungkinkan manajer proyek untuk menilai kemajuan dengan membandingkannya dengan rencana semula. Ini memungkinkan manajer untuk berkomunikasi dan menjelaskan segala perubahan, keterlambatan, masalah, dan positif bagi semua pemangku kepentingan. Laporan manajemen proyek tidak perlu panjang, tetapi harus membahas semua aspek proyek.
Berikan informasi pengidentifikasi proyek: nama proyek, nomor proyek (jika ada), nama klien, penghubung jika klien adalah bisnis atau organisasi, tanggal mulai proyek, dan alamat di mana proyek tersebut sedang dieksekusi, jika berlaku. Juga sebutkan nama manajer proyek (PM), nama orang yang menulis laporan jika penulisnya adalah orang lain selain PM, dan tanggal penulisan laporan tersebut.
Sebutkan nama semua pihak yang akan dibagikan laporan manajemen proyek. Masukkan semua kontraktor, karyawan, penyelia atau kontak klien yang akan menerima salinan laporan. Sertakan "File" di bagian bawah daftar untuk menunjukkan bahwa salinan laporan telah ditempatkan di file proyek.
Mengevaluasi ruang lingkup proyek saat ini dibandingkan dengan ruang lingkup proyek asli. Catat setiap perubahan yang telah dibuat dan sertakan baik nama pihak yang meminta perubahan dan nama pihak yang menyetujui perubahan.
Mengevaluasi timeline proyek saat ini terhadap timeline yang direncanakan. Jelaskan keterlambatan atau keuntungan apa pun dan nyatakan bagaimana itu akan memengaruhi garis waktu keseluruhan. Nyatakan apakah penundaan saat ini diselesaikan atau tidak terselesaikan. Untuk penundaan yang belum terselesaikan, jelaskan rencana untuk mengatasi masalah dan nyatakan kapan Anda mengantisipasi masalah tersebut untuk diselesaikan. Jika tanggal penyelesaian telah berubah, berikan tanggal penyelesaian baru.
Bandingkan anggaran saat ini dengan anggaran awal. Pertimbangkan baik biaya (jumlah yang dibayar vendor dalam tenaga kerja dan bahan untuk menyelesaikan proyek) dan harga (berapa yang akan dibayar klien setelah penyelesaian proyek). Ingatlah untuk memasukkan perubahan biaya atau harga yang disebabkan oleh perubahan ruang lingkup. Lampirkan anggaran proyek yang diperbarui jika berlaku.
Bandingkan lingkungan risiko saat ini dengan formulir penilaian risiko asli. Negara yang risikonya telah dieliminasi dan yang masih ada. Buat daftar risiko baru yang muncul bersama dengan potensi anggaran dan implikasi jadwal waktunya. Tawarkan rencana untuk menghindari atau merespons risiko baru.
Tanda tangani dokumen. Jika dokumen lebih dari satu halaman, inisial setiap halaman. Beberapa prosedur perusahaan juga mengharuskan pengawas dan / atau klien menandatangani semua laporan manajemen proyek.
Kiat
-
Jangan lupa untuk menyertakan kabar baik! Sertakan semua penghematan biaya dan waktu dalam laporan.
Dokumentasikan kesalahan pemasok yang memengaruhi timeline atau anggaran. Anda mungkin dapat membebankan biaya kepada pemasok karena kehilangan waktu atau uang.
