Ketika bisnis pertama kali mulai menggunakan komputer dalam jumlah besar, para pakar menandakan kedatangan "masyarakat tanpa kertas." Revolusi komputer masih memiliki cara untuk memenuhi janji khusus itu. Namun demikian, secara tradisional proses berbasis kertas - baik bisnis dan pribadi - terus bermigrasi ke bentuk yang lebih terkomputerisasi, dan untuk beberapa alasan yang sangat baik.
Dokumen
Komputer telah membawa kemudahan dan fleksibilitas besar untuk pembuatan dan pengeditan dokumen. Berbeda dengan mesin tik, program pengolah kata terkomputerisasi menawarkan pilihan gaya, tipografi, dan format yang hampir tak terbatas untuk dokumen. Kesalahan pengetikan dapat dengan mudah diperbaiki pada layar tanpa perlu cairan koreksi atau pita koreksi. Seluruh blok teks dapat dengan mudah disalin dari satu dokumen ke dokumen lain tanpa perlu mengetik ulang. Foto dan gambar lainnya dapat dimasukkan dalam dokumen dengan sedikit usaha.
Berbagi
Berbagi dokumen dengan sistem komputerisasi adalah hal yang sederhana. Tidak perlu membuat salinan fisik dokumen dan kemudian mengirimkan atau mengirim faks kepada penerima. Dokumen pada file di sistem komputerisasi dapat dibagikan dengan siapa pun yang memiliki akses ke sistem itu hanya dengan meminta mereka menampilkan dokumen di layar komputer mereka sendiri. Dokumen dapat dibagikan di luar perusahaan dengan hanya melampirkan dokumen ke email yang dikirim ke penerima.
Filing
Tujuan pengarsipan tidak hanya untuk menyimpan dokumen, tetapi juga untuk membuatnya mudah diakses. Komputer unggul dalam hal ini dengan cara yang tidak pernah bisa dilakukan oleh lemari arsip sederhana. Dokumen yang diajukan dalam sistem komputerisasi secara otomatis diindeks oleh sistem kontrol file komputer. Indeks-indeks ini secara otomatis diperbarui dan dikelola oleh sistem tidak peduli seberapa sering dokumen tersebut dipindahkan atau diedit. Dokumen bahkan dapat ditemukan dengan meminta komputer mencari sejumlah besar dokumen untuk kata atau frasa tertentu. Selain itu, sistem pengarsipan terkomputerisasi dapat menyimpan sejumlah besar dokumen di sebagian kecil dari ruang yang dibutuhkan oleh lemari arsip fisik.
Fungsionalitas
Jauh dari sekadar representasi elektronik dari dokumen kertas statis, dokumen elektronik dapat menjadi entitas yang benar-benar interaktif. Versi elektronik dari formulir pengisian, misalnya, dapat memungkinkan entri data langsung ke dokumen dengan pengecekan dan verifikasi kesalahan waktu nyata. Perhitungan dan fungsionalitas dapat dibangun langsung ke dalam dokumen. Misalnya, pelanggan yang sudah ada dapat dicantumkan pada dokumen elektronik dengan meminta dokumen tersebut menggunakan file basis data pelanggan komputer untuk memungkinkan pengguna memilih nama pelanggan dari daftar semua pelanggan dalam file. Logika yang terkandung dalam dokumen kemudian akan secara otomatis mentransfer informasi pelanggan ke dalam dokumen, termasuk alamat, nomor akuntansi pelanggan, atau data lain yang diinginkan.
Keamanan
Keamanan fisik file perusahaan sangat penting. File harus diamankan dari kerusakan atau kehancuran fisik. Akses ke file oleh personel yang tidak berwenang juga harus dicegah. Sistem pengarsipan terkomputerisasi menyederhanakan tugas-tugas ini. Salinan file yang terkomputerisasi dapat dengan mudah dibuat dan disimpan di berbagai lokasi, baik dalam berbagai platform komputer dalam jaringan atau pada media data yang dapat dilepas untuk penyimpanan fisik di luar lokasi. File dalam sistem komputer juga dapat dienkripsi agar tidak dapat dibaca oleh mereka tanpa izin yang sah untuk melihat file.
