Peran sentral dari departemen pembelian adalah untuk menyediakan persediaan atau barang yang digunakan dalam operasi bisnis. Dalam menjalankan peran ini, tujuannya mencakup membangun dan memelihara hubungan pemasok inti, mendapatkan nilai terbaik pada barang dan mengoordinasikan semua kegiatan dokumentasi yang relevan secara akurat dan efisien.
Membangun dan Memelihara Hubungan Pemasok
Secara historis, pembelian sebagian besar berfokus pada meminta penawaran dengan tujuan mendapatkan biaya serendah mungkin. Namun, organisasi Perawatan Kesehatan Universitas Utah mencatat dalam kebijakan pengadaannya bahwa, pada saat publikasi, proses penawaran kompetitif hanya digunakan seperlunya. Sebaliknya, banyak perusahaan mengandalkan departemen pembelian untuk mengidentifikasi pemasok potensial, berinteraksi dengan mereka dan mengembangkan hubungan saling percaya dengan penyedia terbaik. Pendekatan hubungan ini memperkuat tujuan bersama antara pemasok dan pembeli dan memungkinkan peningkatan fleksibilitas atau kemampuan beradaptasi ketika hambatan menghambat arus alami logistik dan distribusi.
Mendapatkan Nilai Barang Terbaik
Terkait erat dengan fokus pada menjaga hubungan pemasok adalah tujuan untuk mendapatkan nilai terbaik pada barang. "Nilai terbaik" mencakup keseimbangan untuk mendapatkan harga yang wajar dan produk yang berkualitas. Pengecer, misalnya, membutuhkan harga bagus untuk mendapat untung, tetapi juga membutuhkan barang berkualitas tinggi untuk menarik pembeli. Karena itu, departemen pembelian perlu membandingkan titik harga dari pemasok yang berbeda dengan kualitas solusi mereka. Universitas Akron menunjukkan dalam manual pengadaannya bahwa departemen pembelian terpusatnya memikul tanggung jawab ini dalam mengelola pembelian di semua departemen organisasi.
Dokumentasi yang Berhubungan Koordinasi
Proses pembelian secara inheren melibatkan banyak dokumen dan dokumentasi. Organisasi Perawatan Kesehatan Universitas Utah mencatat bahwa peran departemen pembelian adalah memelihara file kontrak pada semua hubungan pemasok aktif, misalnya. Kegiatan pembelian juga terhubung dengan akuntansi dalam organisasi yang menggunakan program perangkat lunak sumber daya perusahaan, yang memungkinkan kegiatan akuntansi dihubungkan langsung dengan pesanan pembelian dan pembayaran akun yang ada. Dalam beberapa kasus, prosesnya otomatis. Karena itu, keakuratan dalam memasukkan pesanan pembelian dan perincian transaksi sama pentingnya dengan departemen pembelian seperti untuk departemen akuntansi.
