Merampingkan proses pengadaan membutuhkan pembuatan langkah-langkah pembelian khusus untuk meminimalkan waktu antara ketika seseorang meminta item dan ketika dia menerimanya. Berdasarkan pada proses pembelian Anda saat ini, Anda dapat merampingkan sistem Anda dengan mengubah siapa yang terlibat, memberikan lebih banyak otoritas pembelian dan menetapkan kebijakan vendor tertentu.
Identifikasi Kelemahan
Langkah pertama dalam merampingkan proses pengadaan Anda adalah mengidentifikasi mengapa Anda ingin melakukannya. Anda mungkin terlalu banyak berbelanja. Karyawan Anda mungkin kurang produktif karena mereka harus menunggu peralatan yang mereka butuhkan. Pelanggan Anda mungkin tidak senang karena Anda tidak bisa mendapatkan bahan dengan cukup cepat untuk memenuhi pesanan. Formulir Anda atau bahkan kurangnya dokumen yang efisien dapat menyebabkan kemacetan. Setelah Anda tahu apa masalah pembelian Anda, Anda dapat memeriksa proses Anda untuk melihat apa yang mungkin menyebabkan masalah.
Sentralisasi atau Desentralisasi
Salah satu cara untuk merampingkan proses pembelian Anda adalah memusatkannya dengan satu orang atau departemen. Alih-alih meminta anggota staf pergi ke manajer departemennya, yang kemudian pergi ke chief operating officer, yang kemudian pergi ke manajer keuangan, izinkan karyawan untuk mengirimkan permintaan langsung ke satu agen pengadaan. Ini dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk mendapatkan pembelian yang disetujui karena satu orang bertanggung jawab atas timeline.
Namun, jika Anda sudah memiliki proses pembelian tersentralisasi, ini mungkin menjadi masalah Anda. Ini bisa terjadi ketika agen pembelian kewalahan dengan permintaan yang harus dia teliti. Jika ini masalahnya, pertimbangkan untuk meminta kepala departemen menyetujui pembelian terlebih dahulu, yang kemudian mereka serahkan ke departemen keuangan. Untuk memanfaatkan jenis sistem ini sebaik-baiknya, buat tanggal "jatuh tempo" untuk semua formulir Anda untuk memastikan bahwa semua yang terlibat tahu kapan suatu pesanan jatuh tempo dan tahu mereka akan dimintai pertanggungjawaban.
Meningkatkan Otoritas Pembelian
Metode lain untuk merampingkan pembelian adalah memberi lebih banyak karyawan wewenang untuk melakukan pembelian. Ini dapat menyebabkan pengeluaran berlebihan jika Anda tidak menetapkan parameter tertentu, seperti barang dan jasa apa yang dapat dibeli karyawan tertentu, batasan jumlah pembelian yang dapat ia lakukan, dan vendor apa yang dapat ia gunakan. Pertimbangkan untuk memberi wewenang kepada karyawan untuk melakukan pembelian yang lebih kecil, terutama yang reguler yang biasanya disetujui, seperti perlengkapan kantor. Jika Anda dapat mengontrol penggunaan kartu kredit perusahaan oleh masing-masing karyawan, keluarkan kartu kepada anggota staf dengan otoritas pembelian, yang memungkinkan mereka untuk melakukan pembelian online, bata-dan-mortir atau telepon tanpa harus meminta cek atau pembelian kartu kredit dari departemen akuntansi. Buat kebijakan perusahaan yang ketat untuk penggunaan kartu kredit perusahaan.
Vendor Pra-Setujui
Jika anggota staf perlu meneliti dan mengonfirmasi vendor setiap kali mereka melakukan pembelian, buat daftar vendor yang disetujui yang dapat mereka gunakan. Ini membantu memastikan Anda bekerja dengan pemasok yang Anda kenal dan dapat membuat pembelian volume yang dapat menyebabkan diskon vendor. Siapkan sistem pembelian dengan vendor yang disetujui sehingga mereka tidak perlu menjalankan laporan kredit pada Anda setiap kali seorang karyawan melakukan pembelian. Berikan vendor daftar karyawan yang dapat melakukan pembelian, atau gunakan kode pembelian perusahaan yang Anda berikan untuk memilih karyawan. Permintaan untuk formulir proposal atau templat yang dapat digunakan karyawan Anda ketika mereka perlu mendapatkan beberapa tawaran pada suatu pekerjaan akan mempersingkat proses dengan menghilangkan kebutuhan anggota staf untuk membuat dokumen penawaran.
Tingkatkan Penjadwalan Pembelian
Jika Anda tahu sebelumnya bahwa Anda perlu membeli barang dan persediaan tertentu, jadwalkan pembelian ini pada masa-masa sulit di perusahaan Anda, jauh di muka. Ini dapat membantu mengurangi pembelian yang hilang dalam lautan dokumen, yang membutuhkan pertanyaan tingkat departemen dan permintaan yang dipercepat. Mintalah manajer departemen Anda mengirimkan permintaan pembelian triwulanan, termasuk tanggal pengiriman, dan minta agen pembelian Anda membuat kalender untuk melakukan pembelian.
