Merampingkan kebijakan dan prosedur dalam lingkungan perusahaan bisa menjadi proses yang sulit. Apakah perusahaan itu pabrik atau hanya sebuah kantor kecil, itu akan mendapat manfaat besar dari penyederhanaan semua kebijakan dan prosedur yang dilakukan perusahaan. Proyek ini sulit bagi satu orang untuk mengelola dalam skala besar. Karena proses ini membutuhkan studi dari semua tingkatan perusahaan, mungkin perlu beberapa tahun sebelum tugas sepenuhnya selesai.
Teliti semua kebijakan dan prosedur yang terjadi dalam perusahaan Anda atau perusahaan tempat Anda bekerja. Ambil beberapa hari untuk mengamati setiap departemen perusahaan dan kebijakan serta prosedur apa yang mereka lakukan setiap hari.
Perhatikan prosedur dan kebijakan apa pun yang berlebihan atau memperlambat produktivitas karyawan. Cari tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan untuk tugas-tugas, bersama dengan lisensi, notaris atau izin dari pengadilan.
Mengevaluasi setiap kebijakan dan prosedur untuk efektivitas, efisiensi, dan kebutuhan biaya.
Buat kebijakan dan rencana prosedur baru yang menghilangkan tugas administrasi, persetujuan atau dokumen yang tidak perlu. Misalnya, karyawan dapat memasukkan data ke dalam spreadsheet dan mengirimkannya melalui email daripada mencetak salinan cetak.
Perhatikan setiap proses duplikat yang terjadi di perusahaan, seperti peninjauan proyek oleh beberapa orang yang berbeda. Hilangkan langkah duplikat sebanyak mungkin. Misalnya, proyek yang ditinjau oleh beberapa orang mungkin hanya memerlukan satu tinjauan yang berkualitas.
Tanyakan kepada karyawan, manajer, dan bahkan mitra luar yang bekerja dengan perusahaan apa yang akan mereka ubah tentang kebijakan dan prosedur perusahaan itu. Ini dapat membuat banyak kebijakan yang salah terungkap dan membantu membuat perusahaan yang puas dengan semua tingkatan.
Temukan cara tercepat dan paling sederhana untuk menyelesaikan tugas dengan menonton beberapa karyawan melakukan tugas yang sama. Setelah Anda menemukan cara ideal untuk melakukan tugas itu, latih semua karyawan lain untuk menyelesaikan tugas dengan cara itu.
Perbaiki dan perbarui semua peralatan, mesin, dan komputer di perusahaan. Ini akan mengurangi waktu yang tidak produktif dan membantu mempercepat proses akhir.
Periksa semua manual dan dokumen pelatihan. Sederhanakan semua bahasa dan kurangi semua bagian yang tidak perlu dari manual untuk memberikan standar yang jelas dan ringkas untuk menyelesaikan tugas.
Kumpulkan semua data, lalu buat proposal untuk menghilangkan kebijakan dan prosedur yang tidak perlu. Sajikan data kepada pemilik perusahaan sehingga mereka dapat menentukan perubahan mana yang harus diterapkan.
