Praktik terbaik untuk suatu organisasi sering disebut kebijakan dan prosedur. Suatu kebijakan adalah dasar utama yang mengesampingkan suatu keputusan. Prosedur menjelaskan cara melakukan sesuatu. Misalnya, suatu kebijakan adalah memperlakukan pelanggan dengan hormat. Prosedur yang sesuai adalah menyapa pelanggan menggunakan nama depan dan belakang mereka. Untuk karyawan baru dan yang sudah ada, kebijakan dan prosedur sering online yang membuatnya lebih mudah untuk tetap diperbarui dan terkini.
Identifikasi peran pekerjaan yang bertanggung jawab atas pemeliharaan kebijakan dan prosedur. Seringkali, tanggung jawab ini adalah tugas seorang analis kualitas atau analis bisnis.
Tinjau kebijakan atau prosedur saat ini untuk perubahan. Jika perlu diubah, gunakan bahasa yang ringkas. Ubah judul kebijakan / prosedur dan poin-poin penting sesuai dengan itu. Pastikan bahwa kebijakan dan prosedurnya faktual.
Lakukan prosedur sebagaimana dijelaskan atau berikan kepada karyawan lain untuk melakukan prosedur. Jika ada langkah atau asumsi yang hilang dalam prosedur, tambahkan langkah-langkah itu, klarifikasi asumsi apa pun dan lakukan prosedur itu lagi.
Audit kebijakan dan prosedur setiap dua bulan sekali. Pilih prosedur yang sering digunakan dan tidak sering.
Beri tahu kelompok yang terkena dampak dari perubahan kebijakan / prosedur.
Kiat
-
Jika memungkinkan, gunakan tangkapan layar untuk memberikan ilustrasi langkah demi langkah untuk menunjukkan bagaimana suatu tindakan dilakukan. Ketika kebijakan / prosedur diperbarui, sertakan tanggal revisi. Tanggal revisi membuat semua orang mendapat informasi tentang perubahan dan memastikan mereka memiliki versi terbaru.
Peringatan
Jangan menggunakan akronim atau jargon tanpa menjelaskannya sepenuhnya. Periksa kembali kebijakan dan prosedur untuk akurasi.
