Cara Menulis Prosedur dan Kebijakan

Kunci untuk menulis prosedur dan kebijakan yang kuat adalah membuat dokumen cukup kaku untuk mendokumentasikan aturan organisasi, tetapi cukup fleksibel untuk dapat diikuti dengan mudah, sebagian besar tanpa penyimpangan karena Anda harus mendokumentasikan setiap sedikit membelok dari jalur yang Anda rancang. Anda dapat mendengar prosedur dan kebijakan yang disebut sebagai SOP, atau Prosedur Operasi Standar, di banyak organisasi. Dokumen-dokumen ini membentuk tulang punggung bagi suatu organisasi, jadi menulisnya dengan baik akan membantu menjaga bisnis tetap pada jalurnya dan memastikan bahwa prosedur standar dilakukan dengan cara yang sama oleh semua staf. Jika Anda bekerja dalam industri yang diatur, seperti perusahaan farmasi atau biotek, SOP yang kuat sangat penting untuk keberhasilan bisnis Anda karena Administrasi Makanan dan Obat melihat dokumen-dokumen ini terlebih dahulu dalam audit apa pun.

Susun garis besar prosedur dan kebijakan apa pun yang dibutuhkan organisasi Anda. Membuat garis besar singkat prosedur dan kebijakan akan membantu Anda mengatur tulisan Anda. Mengelompokkan kebijakan dan prosedur menurut departemen dapat membantu Anda mengatur pemikiran Anda. Atur garis besar dengan dokumen paling penting di awal sehingga Anda dapat memprioritaskan penyusunan SOP. Bagaimanapun, Anda harus memulai dari suatu tempat dan mulai dengan cara yang paling penting bahwa setidaknya ini akan dilakukan. Anda mungkin harus meninjau kembali dokumen pertama ini setelah mendukung SOPS ditulis. Sangat penting bahwa SOPS tidak saling bertentangan.

Hancurkan masing-masing prosedur dan kebijakan menjadi tugas terpisah yang terlibat dalam menyelesaikan setiap dokumen. Di garis besar Anda, tambahkan sub-tugas untuk setiap dokumen sehingga langkah-langkahnya jelas, logis dan teratur. Dengan cara ini, dokumen hampir menulis sendiri. Pastikan untuk menambahkan hanya langkah-langkah terluas. Jika Anda menulis SOPS terlalu detail, ada terlalu banyak peluang untuk mengalami penyimpangan. Bukan hal yang baik.

Wawancarai staf yang melakukan tugas. Jangan mengabaikan masukan berharga dari karyawan yang saat ini melakukan tugas. SOP harus mendokumentasikan bagaimana hal-hal dilakukan dan ini adalah orang-orang yang tahu. Jadi, mintalah pekerja dan bukan manajer untuk melakukan beberapa penulisan dokumen rancangan. Mereka selalu dapat diperkuat oleh penulis teknis.

Isi garis besar Anda dengan prosedur yang lebih rinci untuk diikuti staf Anda. Praktik terbaik untuk membuatnya sederhana ketika menulis kebijakan dan prosedur. Ini juga merupakan praktik yang diterima secara luas untuk menulis pada tingkat AS kelas lima - ini berarti bahwa siswa kelas lima harus dapat membaca dan memahami setiap kata.

Tentukan siapa yang akan menandatangani prosedur dan kebijakan. Keluar harus memiliki beberapa nama tingkat tinggi sehingga bos sadar tentang bagaimana hal-hal dilakukan. Beberapa organisasi menjalankan setiap kebijakan dan prosedur melalui departemen sumber daya manusia atau cabang hukum mereka untuk memastikan tidak ada hukum yang dilanggar.

Panggil rapat peninjauan untuk mengumpulkan semua penandatangan di satu ruangan untuk membahas kebijakan tersebut. Jika memungkinkan, menyatukan semua pihak dalam satu ruangan untuk berdiskusi tentang satu kebijakan tertentu akan memajukan dokumen dengan kecepatan yang jauh lebih cepat daripada menyerahkannya dan meminta komentar. Jika Anda benar-benar ingin mempercepat, tetapkan tujuan agar SOP ditandatangani pada akhir pertemuan.

Tanda tangani, beri tanggal, kontrol versi, dan edarkan prosedur dan kebijakan final. Pertimbangkan untuk memberikan setiap buku pedoman karyawan kepada karyawan yang dapat diperbarui dengan dokumen yang direvisi sesuai kebutuhan. Bahkan, buat kebijakan dan prosedur untuk penanganan notebook, termasuk mengaudit buku pegangan karyawan secara berkala untuk memastikan bahwa semua staf harus mutakhir.

Tinjau SOP yang disetujui yang ada pada jadwal. Setiap SOP harus ditinjau ulang setiap tahun atau, paling tidak, dua tahunan untuk memastikan praktik dan kebijakannya tidak berubah. Pastikan untuk mendapatkan tanda tangan dan tanggal baru sehingga, jika diaudit, ada jejak kertas yang jelas dari versi belakang.