Siapa pun yang bekerja untuk perusahaan terbiasa dengan manual kebijakan dan prosedur serta buku pedoman karyawan yang lebih singkat dan ringkas. Manual kebijakan dan prosedur melayani dua tujuan - untuk memenuhi persyaratan hukum seperti masalah perekrutan dan lingkungan, dan untuk mengartikulasikan misi dan visi perusahaan melalui pedoman terperinci yang dipertimbangkan secara matang. Kebijakan menguraikan apa yang diinginkan perusahaan agar karyawan lakukan untuk mencapai tujuan organisasi, dan prosedur menjelaskan secara terperinci cara mencapai kebijakan itu. Idealnya, sebuah perusahaan akan mengikuti formula sederhana: Menetapkan pernyataan misi dan visi, mengembangkan tujuan strategis, membuat kebijakan pendukung dan menghasilkan prosedur taktis untuk mengimplementasikan kebijakan.
Item yang Anda butuhkan
-
Hukum yang berlaku
-
Perjanjian perundingan bersama, jika ada
Kembangkan proses dan struktur dan kumpulkan tim (jika Anda bukan satu-satunya saluran proyek). Tentukan tanggung jawab anggota tim, termasuk penelitian, penulisan, masalah hukum, mekanisme persetujuan dan metode produksi. Meskipun sebagian besar perusahaan menyediakan literatur karyawan dalam format elektronik, Anda juga perlu mencetak hard copy. Tentukan pemimpin tim dan kontak untuk setiap langkah proses. Lakukan rapat organisasi untuk memutuskan bagaimana manual akan mengalir secara fisik - bab demi bab dan langkah demi langkah.
Mengatasi aspek hukum dari manual ini. Termasuk bagian-bagian yang membahas kesempatan yang sama, pelecehan seksual, diskriminasi dan pengujian narkoba. Pastikan bahwa tidak ada kata-kata dalam manual yang melanggar hukum yang ada atau bertentangan dengan perjanjian kerja. Buat kontak hukum perusahaan untuk meninjau dan menyetujui manual untuk masalah hukum. Kelalaian dan gugatan adalah masalah hukum yang paling umum bagi perusahaan, dan kebijakan serta prosedur manual mengikat secara hukum pada perusahaan. Sebagian besar pelanggaran yang dilakukan oleh perusahaan tidak disengaja, tetapi jika manual ditulis dengan kata-kata yang buruk, diabaikan atau tidak jelas menjelaskan konsekuensi dari tindakan karyawan, masalah hukum dapat muncul.
Masukkan pernyataan misi dan visi perusahaan serta sejarahnya. Jelaskan bagaimana kebijakan dan prosedur berfungsi untuk mendukung dan memperkuat nilai-nilai yang diuraikan.
Tulis tentang manfaatnya. Termasuk masalah tunjangan yang diamanatkan seperti Jaminan Sosial, tunjangan pengangguran, kompensasi pekerja, pertimbangan militer (tugas cadangan, misalnya) dan cuti keluarga. Juga menguraikan tunjangan yang tidak dimandatkan seperti liburan, lembur, waktu luang, asuransi, rencana vesting dan pensiun (termasuk ketentuan 401k apa pun), dan cuti panjang dan cuti.
Kembangkan dan pertahankan nada menulis yang positif. Tetapkan parameter di mana karyawan dapat berhasil mencapai tujuannya. Hindari, bila mungkin, bahasa yang bersifat deskriptif. Memberitahu karyawan secara konsisten tentang apa yang tidak dapat mereka lakukan atau tidak seharusnya lakukan menciptakan ketegangan, terutama ketika tindakan itu dan tidak melarang perilaku buruk yang mudah dikenali.
Buat konsep dan tinjau, koreksi dan edit - lalu tinjau, koreksi, dan edit kembali.
Kirim draf melalui proses persetujuan. Mintalah beberapa karyawan yang bukan anggota tim membaca manual untuk masukan mereka.
Buat perubahan pada manual setelah proses persetujuan dan dapatkan persetujuan akhir jika perlu. Persiapkan manual untuk produksi. Pilih gambar atau foto dan format manual.
Hasilkan manual, baik dalam bentuk hard-copy dan secara elektronik. Pastikan bahwa Anda telah mengidentifikasi "penjaga gerbang" untuk setiap perubahan di masa mendatang.
Kiat
-
Buku pedoman karyawan harus menjadi pengantar singkat untuk perusahaan Anda, dengan sambutan, informasi orientasi, dan diskusi singkat tentang aturan, harapan, dan manfaat. Ini mungkin akan menjadi hal pertama yang dibaca karyawan (sebelum manual kebijakan dan prosedur) dan tidak boleh meniru manual dalam nada atau detail.
Peringatan
Jika karyawan perusahaan Anda diwakili oleh serikat pekerja, perjanjian perundingan bersama yang berlaku sering menjadi dasar bagi sebagian besar kebijakan dan prosedur. Berhati-hatilah agar tidak bertentangan dengan perjanjian serikat pekerja dengan kebijakan dan prosedur.
