Kebijakan adalah dokumen yang biasanya menyusun kembali seperangkat aturan, pedoman, dan prinsip organisasi. Ini mendefinisikan cara hal-hal dilakukan dalam kelompok tertentu dan menguraikan standar praktik untuk perusahaan. Saat membuat kebijakan baru, penting untuk merencanakan ke depan dan menentukan garis besar untuk setiap bagian dan komponen kebijakan. Beberapa perusahaan menerapkan templat yang dirancang untuk memfasilitasi proses pembuatan kebijakan dengan mendefinisikan struktur garis besar tertentu yang tidak berubah dari satu kebijakan ke kebijakan lainnya.
Tentukan jenis kebijakan apa yang Anda tulis. Biasanya, kebijakan termasuk dalam kategori layanan, sumber daya manusia atau administrasi. Jika perusahaan Anda memiliki templat kebijakan, pilih salah satu yang termasuk kategori kebijakan yang diinginkan dan isi. Jika tidak ada template yang tersedia, terus ikuti langkah selanjutnya.
Identifikasi kebutuhan dan sasaran kebijakan. Berbagai pemicu mungkin memancing kebutuhan akan kebijakan baru. Persyaratan eksternal atau internal, celah yang teridentifikasi, tinjauan kebijakan reguler, inisiatif perubahan atau pengembangan adalah pemicu umum yang memerlukan kebijakan baru. Tujuan kebijakan Anda harus mengonfirmasi bahwa Anda telah memilih jenis yang benar, dan itu akan memandu Anda dalam menentukan bagian yang diperlukan.
Sebutkan bagian dan komponen utama kebijakan Anda. Bagian yang mungkin adalah ruang lingkup, sejarah, tujuan dan sasaran, strategi, layanan dan prinsip-prinsip manajemen, proses, prosedur, struktur organisasi, administrasi, evaluasi dan lampiran. Bergantung pada cakupan dan luasnya kebijakan, jumlah bagian akan bervariasi.
Buat konsep poin utama untuk setiap komponen yang terdaftar. Tulis poin-poin untuk setiap kategori. Buat sub-kategori jika beberapa komponen termasuk dalam kategori yang lebih besar. Misalnya, di bawah pengantar, Anda dapat memasukkan riwayat, tujuan dan sasaran serta ruang lingkup kebijakan.
Atur semua item dalam urutan logis. Mulailah dengan prinsip dan kategori yang paling umum, lalu daftarkan bagian yang lebih rinci. Regroup ulang konten serupa di sekitar proses tertentu. Perkenalan selalu di awal dan lampiran harus selalu datang terakhir.
Gunakan garis besar kebijakan Anda untuk membuat templat untuk kebijakan serupa di masa mendatang. Biarkan kategori dan sub-kategori yang sama seperti yang sekarang ada di garis besar Anda, tetapi hapus poin-poin penting utama yang spesifik untuk kebijakan Anda. Ganti dengan instruksi tentang jenis konten yang termasuk dalam bagian mana.
