Membuat manual kebijakan dan prosedur membantu memberikan protokol yang jelas untuk konsistensi dalam suatu organisasi. Pengusaha memaparkan perilaku yang dapat diterima di berbagai bidang, mulai dari aturan berpakaian hingga hubungan pelanggan. Karyawan membacanya dan menandatangani surat pengakuan, menerima konsekuensi apa pun karena melanggar kebijakan yang ditetapkan dalam manual. Fokus pada bidang-bidang utama ketika menulis manual kebijakan dan prosedur untuk organisasi nirlaba.
Bidang Fokus Utama
Organisasi dan Manajemen: Di bagian ini, sebutkan pernyataan misi dan visi organisasi. Perincikan status nirlaba dengan memasukkan anggaran rumah tangga dan pasal pendirian yang terdaftar pada Sekretaris Negara. Setelah organisasi ditetapkan, perinci peran dan tugas manajemen utama. Bagan organisasi membantu semua karyawan memahami siapa yang bertanggung jawab atas apa dan rantai komando.
Sumber daya manusia: Di bagian sumber daya manusia, tentukan tanggung jawab dewan direksi, bagaimana sukarelawan dibina dan dikembangkan dan bagaimana staf dilatih. Sertakan kebijakan personel termasuk perilaku, rubrik kinerja, tunjangan, dan aturan mengenai kompensasi.
Penggalangan dana: Organisasi nirlaba diberikan status bebas pajak melalui Internal Revenue Service. Status ini dapat dicabut jika organisasi nirlaba tidak bertindak dengan semestinya. Bagian ini menjelaskan cara penggunaan nirlaba untuk penggalangan dana termasuk hibah, sumbangan, sponsor perusahaan atau acara. Manajemen keuangan juga harus dijelaskan, menguraikan bagaimana anggaran menentukan apa yang mengarah pada program nirlaba dan apa yang digunakan untuk operasi.
Undang undang Undang: Garis besar undang-undang, pajak, dan peraturan yang memengaruhi operasi nirlaba. Ini termasuk, tetapi tidak terbatas, pada kegiatan advokasi dan lobi yang dilakukan oleh organisasi.
Mengembangkan Kebijakan dan Prosedur
Karena manual kebijakan dan prosedur menjadi jalan untuk meminta pertanggungjawaban orang, penting untuk menyusun kebijakan secara konsisten dalam format dan nada.
Kebijakan: Untuk menjaga keseragaman dengan kebijakan, gunakan templat. Setiap kebijakan harus memiliki judul kebijakan yang menyatakan konten. Tetapkan tujuan kebijakan. Contoh tujuan kebijakan mungkin, "Memastikan tanggung jawab fiskal dengan hasil penggalangan dana." Jika ada undang-undang atau undang-undang yang berkaitan dengan kebijakan tersebut, nyatakan ini untuk memberikan validasi tambahan terhadap kebutuhan tersebut.
Tentukan ruang lingkup kebijakan. Ini dapat mencakup apakah kebijakan tersebut berkaitan dengan semua orang, anggota dewan, atau hanya sekelompok karyawan tertentu seperti tim penggalangan dana. Untuk organisasi besar, sertakan nama dan nomor kontak dari pihak yang bertanggung jawab terkait dengan kebijakan spesifik. Misalnya, daftarkan informasi kontak penasihat hukum dengan informasi mengenai peraturan lobi dan kebijakan peraturan.
Prosedur: Jelaskan bagaimana hal-hal dilakukan dalam langkah-langkah sederhana. Sementara kebijakan dan prosedur dapat digabungkan dalam beberapa skenario, prosedur biasanya merupakan bagian terpisah untuk proses-proses utama. Identifikasi prosedur utama dan area pemecahan masalah. Ini termasuk prosedur pembukaan dan penutupan. Kembangkan prosedur untuk memecahkan masalah komputer, kata sandi, atau masalah teknis lainnya. Buat proses untuk meningkatkan masalah pelanggan. Tugas apa pun yang dilakukan yang membutuhkan konsistensi atau mungkin ada anggota staf yang mempertanyakannya menjadi prosedur yang dijabarkan dalam manual.
Prosedur yang konsisten menghemat waktu kerja karena karyawan memiliki sumber daya untuk menyelesaikan sesuatu tanpa kepemimpinan atau mendukung bantuan atau intervensi.
