Manual kebijakan dan prosedur adalah dokumen tertulis yang merinci aturan organisasi dan cara spesifik yang harus dijalankan. Ini mencakup semuanya, mulai dari pandangan umum organisasi hingga detail tentang bagaimana memproses surat masuk. Beberapa ide dasar untuk manual kebijakan dan prosedur akan membuat manual lebih bermanfaat bagi karyawan.
Kumpulkan umpan balik dari departemen
Sebelum menulis manual formal untuk suatu organisasi, Anda harus menerima umpan balik dari semua departemen yang berbeda tentang kebijakan dan prosedur mereka. Bahkan jika tidak ada manual kebijakan dan prosedur formal, departemen mungkin memiliki kebijakan informal, memo, dan buku panduan yang tersebar. Manual kebijakan dan prosedur, kecuali ditulis untuk bisnis atau organisasi baru, harus mempertimbangkan bagaimana departemen tersebut sudah berjalan. Memperkenalkan kebijakan dan prosedur yang sama sekali baru berpotensi memperlambat produksi karena kurva pembelajaran. Sebaliknya, pikirkan manual kebijakan dan prosedur sebagai tempat untuk menggabungkan semua kebijakan dan prosedur informal menjadi satu tempat untuk menghindari kebingungan.
Namun, ini bukan aturan mutlak. Salah satu manfaat dari menulis manual kebijakan dan prosedur adalah memberi Anda kesempatan untuk meninjau efektivitas kerja organisasi. Saat menulis manual, bicaralah dengan manajer dan karyawan di departemen yang berbeda untuk melihat apakah ada kebijakan dan prosedur yang saat ini mereka gunakan yang rumit, sulit, atau tidak konsisten. Jika demikian, Anda mungkin ingin mengadakan pertemuan untuk membahas cara kerja yang lebih efisien sebelum menyelesaikan manual.
Bedakan antara kebijakan dan prosedur
Kebijakan termasuk aturan umum yang menggambarkan apa yang bisa atau tidak bisa dilakukan, dan ini berkisar dari filosofis ke spesifik. Misalnya, suatu kebijakan dapat “kami ramah lingkungan,” atau “mengirimkan semua permintaan penerimaan ke Departemen Penerimaan.” Prosedur menggambarkan proses langkah-demi-langkah untuk melaksanakan kebijakan. Saat membuat manual kebijakan dan prosedur, bedakan keduanya dengan membuat judul kebijakan dan prosedur masing-masing subpos atau daftar kebijakan. Ini akan memungkinkan manual untuk dinavigasi dengan cepat oleh karyawan yang ingin menemukan informasi spesifik tentang bagaimana suatu kebijakan harus dilakukan.
Jelas dan spesifik
Saat menulis manual kebijakan dan prosedur, Anda mungkin harus sering meninjau pekerjaan Anda untuk memotong jargon, kalimat yang rumit, dan instruksi yang tidak jelas. Cobalah pertahankan kalimat menjadi 15 kata atau kurang. Hindari run-ons atau kalimat yang bisa ditafsirkan dalam lebih dari satu cara. Alih-alih memberikan instruksi seperti, "proses semua faktur dan kirim formulir ke manajer," jelaskan prosedur untuk memproses faktur dan berikan nama formulir spesifik untuk dikirim ke manajer.
Anda mungkin ingin meminta satu atau lebih karyawan untuk meninjau kebijakan dan prosedur manual untuk memeriksa setiap bagian yang mereka sulit pahami.
Tinjau dan perbarui secara teratur
Manual kebijakan dan prosedur adalah dokumen hidup. Agar tetap bermanfaat, tinjau dan perbarui secara teratur jika perlu. Adakan rapat sekali setiap tahun untuk melihat apakah ada perubahan yang perlu dilakukan pada manual kebijakan dan prosedur. Ini termasuk cara-cara baru dalam melakukan pekerjaan, menulis ulang paragraf yang sulit atau membingungkan dan cara bertukar pikiran untuk membuat manual ini lebih bermanfaat, seperti dengan menambahkan lebih banyak informasi atau kode warna pada berbagai bab.
Hindari memasukkan informasi sensitif waktu seperti nama kontak, nomor telepon individu, dan URL situs web ke dalam kebijakan. Alih-alih merujuk pada orang atau judul tertentu dalam manual, lihat nama departemen. Ini akan membantu memastikan kebijakan dan prosedur manual tetap relevan lebih lama.
