Memiliki manual kebijakan dan prosedur online memungkinkan karyawan untuk melihat kebijakan dan prosedur kapan saja tanpa harus khawatir tentang pembaruan terkini. Perusahaan ini menghindari mencetak beberapa salinan kertas sesuai kebutuhan untuk departemen yang berbeda. Langkah pertama adalah menulis manual kebijakan dan prosedur dan selanjutnya adalah membuat akun gratis dengan Google Documents, antarmuka berbasis web yang memungkinkan anggota untuk mengunggah dokumen dan membagikannya dengan orang lain. Kemudian unggah dokumen dan atur level izin mereka yang dapat melihat dokumen.
Item yang Anda butuhkan
-
Perangkat lunak pengolah kata yang diinstal pada PC
-
koneksi internet
-
Alamat email
Buka dokumen baru di aplikasi perangkat lunak pengolah kata Anda. Jelaskan secara singkat konten apa yang perlu dimasukkan dalam manual kebijakan dan prosedur. Anda dapat memecah manual oleh departemen dan kemudian dengan tugas di masing-masing departemen. Pastikan untuk memasukkan informasi kontak untuk anggota staf utama yang bertanggung jawab atas setiap departemen. Memformat dan mengoreksi dokumen. Simpan pekerjaan Anda.
Masuk ke Internet dan kunjungi google.docs.com. Buat akun menggunakan alamat email kantor yang ditunjuk dengan kata sandi yang berisi huruf dan angka. Periksa email Anda untuk email konfirmasi dari Google dengan informasi tentang akun baru Anda dan klik tautan konfirmasi dalam email untuk menyelesaikan proses akun.
Masuk kembali ke akun Anda yang baru dibuat. Klik "Unggah dokumen" di dekat pilihan menu di sebelah kiri. Jendela baru akan muncul dengan dua bagian di dalamnya. Bilah tangan kiri menunjukkan desktop Anda atau file pada hard drive Anda, tergantung pada bagaimana Anda mengaturnya. Gunakan ikon panah di bagian atas jendela untuk menavigasi ke tempat Anda menyimpan manual kebijakan dan prosedur. Klik pada file manual kebijakan dan prosedur untuk membuatnya muncul di kotak "Nama file". Klik "Buka." Google docs akan menampilkan bilah status pada saat pengunggahan selesai.
Klik "Kembali untuk mengelola dokumen." Klik kotak centang kosong di sebelah Manual Kebijakan dan Prosedur yang baru diunggah.
Klik "Bagikan dokumen" pada bilah alat di atas manual. Ini akan membuka kotak kecil lain di mana Anda dapat memasukkan alamat email orang-orang yang Anda ingin memiliki izin untuk melihat atau mengedit dokumen. Kecuali jika atasan Anda memberi tahu Anda secara berbeda, pilih "Lihat" untuk saat ini. Ketika Anda mengklik "Undang," itu akan mengirimkan email baru kepada mereka yang Anda daftarkan membiarkan mereka tahu ada dokumen baru yang bisa mereka lihat. Anda sekarang memiliki manual kebijakan dan prosedur online yang lengkap.
Kiat
-
Anda dapat menyesuaikan pengaturan dengan bermain dengan tingkat izin dan pemberitahuan. Jika Anda mau, Google Documents dapat memberi tahu mereka yang Anda undang setiap kali ada perubahan pada dokumen. Ini membuat rekan kerja Anda tahu ada versi yang diperbarui yang harus dilihat. Sebagai alternatif, Google Documents juga menyediakan tautan dari halaman utama untuk membagikan dokumen Anda sebagai tautan web permanen, yang mungkin membuatnya lebih mudah untuk didistribusikan kepada orang-orang dalam jumlah yang lebih besar dan dapat membuat Anda tidak perlu memperbarui tingkat izin setiap hari.
Peringatan
Jangan bagikan kata sandi Google Documents dengan siapa pun yang Anda tidak ingin memiliki akses untuk membuat perubahan di akun.
