Kebijakan dan prosedur, ketika ditulis, memberikan pedoman bagi manajer dan karyawan untuk perlakuan yang adil, seragam, logis, dan legal bagi semua orang dalam suatu organisasi atau perusahaan. Kebijakan menetapkan aturan, dan prosedur memberikan cara penerapan kebijakan.
Mengapa Kebijakan dan Prosedur Dibutuhkan
Kebijakan dan prosedur memberikan dasar untuk perilaku yang konsisten terlepas dari status atau lamanya masa kerja orang yang menerapkannya. Mereka menawarkan kesempatan untuk tanggapan lebih cepat terhadap pertanyaan atau masalah tentang "apa yang harus dilakukan." Karena mereka memberikan keseragaman relatif, mereka memungkinkan akuntabilitas yang lebih besar. Kebijakan dan prosedur juga membantu memastikan tindakan itu legal dan tepat waktu.
Rencana Lima Langkah untuk Menciptakan Mereka
Langkah satu membutuhkan studi tentang kebijakan dan prosedur masa lalu atau sekarang. Adalah bijaksana untuk melihat apa yang dilakukan orang lain di bidang ini untuk melihat apa yang mungkin hilang, terutama jika organisasi atau perusahaan Anda berbeda secara signifikan. Mereka yang akan bertanggung jawab untuk memantau kebijakan dan prosedur, dan orang-orang yang terkena dampaknya, harus diwawancarai.
Pada langkah kedua, dipersenjatai dengan data terbaru, yang baru, atau direvisi, kebijakan dan prosedur perlu dirumuskan dan didistribusikan. Langkah ketiga adalah fase implementasi. Jika pelatihan staf diperlukan, inilah saatnya untuk melakukan itu. Seiring waktu, langkah empat berupaya mengevaluasi apa yang telah diterapkan sehingga perubahan, jika perlu, dapat dilakukan.
Langkah terakhir, berdasarkan evaluasi berkelanjutan dari kebijakan dan prosedur, dan perubahan lingkungan, terdiri dari pembaruan sehingga proses tetap berjalan. Undang-undang negara bagian atau federal yang baru dapat disahkan atau peraturan baru diundangkan.
Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya Manusia
Departemen sumber daya manusia termasuk dalam daftar untuk implementasi yang diperlukan. Perekrutan, perekrutan dan pemecatan, tinjauan kinerja personel, waktu dan kehadiran, dan liburan hanyalah beberapa bidang penting yang harus dicakup. Termasuk pasti akan menjadi masalah pelecehan seksual, konsultan dan tunjangan tambahan.
Area Lain Yang Mungkin Membutuhkan Kebijakan dan Prosedur
Departemen penggajian, akuntansi dan keuangan memerlukan kebijakan dan prosedur. Persediaan, persediaan dan pembelian; komputer, intranet, dan Internet; layanan pelanggan, keamanan produk dan penarikan kembali; keamanan, pemulihan bencana; dan penjualan dan pemasaran tentunya merupakan area tambahan yang membutuhkan kebijakan dan prosedur.
Menemukan Contoh
Banyak perusahaan komersial dan nirlaba di Internet menawarkan template yang memiliki bahasa yang sesuai di banyak bidang. Daripada menciptakan kembali roda, menggunakan sesuatu yang sudah ditulis sebagai dasar untuk kebijakan dan prosedur Anda masuk akal. Ini menghemat waktu Anda, meningkatkan kemungkinan bahwa bidang-bidang penting akan dimasukkan dan membantu memastikan bahwa persyaratan hukum dipenuhi.
Jika Anda dapat memperoleh kebijakan dan prosedur organisasi atau perusahaan yang bergerak di perusahaan yang sama dengan Anda, ini akan sangat membantu.
Tidak ada satu sumber pun yang dapat dianggap sepenuhnya relevan atau dapat diandalkan. Semakin banyak contoh yang Anda temukan, semakin baik kemungkinan kebijakan dan prosedur Anda.
