Kebijakan dan prosedur penting untuk bisnis karena, seperti dijelaskan oleh Departemen Kesehatan dan Keluarga Australia, mereka mendefinisikan bagaimana bisnis seharusnya beroperasi dan mengidentifikasi sudut pandang moral, etika dan hukum bisnis. Memperbaiki kebijakan dan prosedur dengan demikian dapat memperkuat produktivitas perusahaan dan hubungan internal dan eksternal. Ini pada gilirannya dapat diterjemahkan menjadi pendapatan yang lebih baik dan kesuksesan bisnis secara keseluruhan.
Identifikasi tujuan bisnis. Segala sesuatu dalam kebijakan dan prosedur harus mencerminkan tujuan ini.
Tinjau kebijakan dan prosedur saat ini untuk mengetahui apakah mereka mutakhir dan memenuhi tujuan perusahaan.
Lakukan rapat, wawancara, dan survei karyawan formal dan informal untuk mendapatkan masukan tentang apa yang dirasakan karyawan dalam kebijakan dan prosedur. Mungkin saja manajemen memiliki pandangan berbeda tentang apa yang penting bagi kebijakan dan prosedur. Termasuk pandangan karyawan menghilangkan risiko memiliki kebijakan dan prosedur yang tidak memenuhi kebutuhan karyawan.
Selidiki hukum yang berlaku untuk operasi bisnis. Undang-undang ini dapat berubah seiring waktu. Manual kebijakan dan prosedur saat ini harus mencerminkan versi undang-undang saat ini dan dengan jelas menentukan bagaimana undang-undang tersebut berdampak pada protokol.
Bagilah kebijakan dan prosedur menjadi dua bagian. Bagian pertama harus menjabarkan protokol yang berlaku untuk semua karyawan. Bagian kedua harus dibagi lagi oleh departemen dan merinci peraturan yang berlaku untuk setiap bagian perusahaan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk menemukan data yang berkaitan dengan pekerjaan mereka dengan sangat cepat.
Pilih format untuk kebijakan dan prosedur yang direvisi yang ringkas dan tidak membuat pembaca membalik-balik seluruh manual.
Kembangkan dan bentuk garis besar untuk setiap bagian. Tanyakan pada diri Anda apakah deskripsi layanan dan pekerjaan jelas dan minta mereka ditinjau ulang oleh sebuah komite untuk mengidentifikasi area yang ambigu.
Tinjau kebijakan dan prosedur untuk 7 C. Seperti yang diuraikan oleh Chris Anderson dari work.com, 7 Cs meliputi konteks (inklusi relevan), konsistensi (istilah yang digunakan dengan cara yang sama di seluruh), kelengkapan (tidak ada kesenjangan informasi), kontrol (ketentuan detail tujuan dan otoritas perusahaan), kepatuhan (istilah menunjukkan bagaimana memenuhi aturan serta penalti), kebenaran (tidak ada kesalahan ketik, kesalahan ejaan atau tata bahasa) dan kejelasan (tidak ada ambiguitas).
Apakah kebijakan dan prosedur ditinjau oleh para ahli di luar perusahaan. Sebagai contoh, seorang pengacara dapat memeriksa kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa mereka tidak mengandung celah hukum atau kewajiban.
Kiat
-
Ingatlah gaya belajar yang berbeda saat menyusun kebijakan dan prosedur. Pastikan untuk menyertakan grafik dan representasi visual untuk membantu mereka yang lebih banyak belajar grafis.
