Rapat terjadi secara teratur di dunia bisnis, dan risalah adalah dokumen resmi yang digunakan untuk mencatat tindakan yang diambil dan keputusan yang dibuat. Karena notulen menjadi dokumen resmi di mata perusahaan, setiap perubahan yang perlu dilakukan pada risalah memerlukan tambahan. Saat Anda membuat adendum, Anda harus tahu kapan dan bagaimana menyajikannya ke komite rapat dan menambahkannya ke risalah resmi, sehingga Anda tidak membuat perubahan ini atas kemauan sendiri.
Persiapkan salinan risalah resmi dari rapat terakhir, sehingga semua orang yang menghadiri rapat dapat memeriksanya.
Bagikan menit pada pertemuan berikutnya. Merupakan kebiasaan bagi ketua rapat untuk memulai sesuatu dengan meninjau risalah dari pertemuan sebelumnya. Semua peserta harus membaca risalah dan menyetujui mereka sebelum mereka melanjutkan. Jika ada yang ingin ditambahkan, diubah, atau diperbaiki, ini adalah waktu yang tepat untuk mengatakannya.
Tuliskan perubahan pada menit. Anda dapat menulis perubahan secara langsung pada salinan risalah Anda, atau mencatatnya di selembar kertas terpisah.
Izinkan anggota rapat untuk menyetujui semua perubahan yang diusulkan pada risalah, yang akan dipamerkan dalam adendum. Jika semua orang setuju, maka Anda dapat bergerak maju dengan membuat addendum ke risalah.
Buat adendum setelah rapat ditunda. Yang terbaik adalah membuat adendum tepat setelah pertemuan, sehingga informasi tersebut masih segar di benak Anda. Gunakan templat menit untuk menulis dalam informasi tambahan.
Sirkulasikan risalah resmi dengan lampiran tambahan di belakang mereka kepada anggota kelompok rapat. Anda mungkin tidak ingin menunggu sampai pertemuan berikutnya untuk melakukan ini, kalau-kalau masih jauh di masa depan. Alih-alih, teruskan salinan elektronik dari risalah dan adendum melalui email ke grup, dan beri tahu anggota bahwa umpan balik atau persetujuan mereka diterima. Jika semua orang dalam grup menyetujui risalah dengan tambahan, maka ini menjadi dokumen kerja baru Anda.
Bawa notulen dan tambahkan ke pertemuan Anda berikutnya untuk mendapatkan tanda tangan ketua Anda. Notulen hanya menjadi resmi setelah ketua menandatangani pada mereka.
