Jika Anda berada di komite dan perlu membuat laporan untuk membahas pertemuan Anda, penting untuk memastikan bahwa Anda siap untuk rapat dan memahami dasar-dasar cara menulis laporan komite. Beberapa langkah berikut dapat membawa Anda dari awal hingga selesai, dan Anda akan memiliki laporan lengkap yang siap untuk diberikan kepada individu atau kelompok yang memantau kemajuan komite Anda.
Bawalah pena dan kertas atau laptop dengan Anda ke pertemuan komite Anda. Catat tanggal, waktu, peserta, termasuk judul dan lamanya pertemuan. Tuliskan topik pada agenda dan apa yang mungkin telah dibahas tanpa waktu tertentu. Catat siapa yang setuju dan siapa yang tidak setuju, alasannya, dan informasi penting lainnya yang terjadi selama pertemuan. Jika topik komite tidak disetujui dan komite memutuskan untuk membahas diskusi sampai pertemuan di masa depan, pastikan Anda mencatat hal itu dan kapan komite akan bertemu lagi.
Kembangkan laporan dari catatan Anda yang meninjau rapat lebih detail, memberikan semua informasi dalam format yang terorganisir. Anda mungkin ingin memulai dengan halaman muka yang mencakup tanggal, waktu, lama pertemuan, dan siapa yang hadir.
Lanjutkan dengan menulis topik pertama pertemuan komite, serta informasi terperinci tentang apa yang dibahas dan apa yang diputuskan, termasuk informasi tentang suara komite. Telusuri setiap topik dan lakukan hal yang sama. Bergantung pada jenis komite dan alasan rapat, Anda mungkin ingin memasukkan faktor-faktor risiko potensial jika suatu tindakan tidak diikuti atau jika suatu tindakan tidak ditentukan. Tulis kapan panitia akan bertemu lagi. Tulis daftar mereka yang akan menerima laporan di bagian bawah daftar.
Baca seluruh laporan untuk memastikan bahwa dokumen tersebut bebas dari tanda baca dan kesalahan tata bahasa. Periksa laporan komite untuk memastikan bahwa kontennya akurat dan periksa kembali dengan catatan Anda. Merevisi dokumen sesuai kebutuhan sebelum menyelesaikan laporan pertemuan yang lengkap.
Membuat salinan dan memberikan laporan kepada peserta serta dewan direksi, komite lain, manajer atau orang lain jika terkait.
Kiat
-
Jika Anda lebih suka untuk merekam rapat, pastikan bahwa Anda memiliki izin masing-masing anggota komite sebelum merekam rapat.
Peringatan
Hindari memasukkan informasi dalam laporan yang keluar dari topik untuk menghindari pengisi, dan tetap berpegang pada fakta. Jika seseorang dalam komite mulai berbicara tentang anak-anak mereka, misalnya, jangan memasukkannya kecuali itu berkaitan dengan beberapa pekerjaan yang dilakukan panitia, seperti program membaca untuk anak-anak.
