Ini bisa membingungkan mengetahui dokumen apa yang perlu Anda miliki ketika Anda menjalankan bisnis kecil. Salah satu dari dokumen itu, formulir Layanan Pendapatan Internal W-9 - Permintaan Nomor Identifikasi Wajib Pajak dan Sertifikasi - mencantumkan rincian penting yang diperlukan oleh Anda dan Layanan Pendapatan Internal untuk bisnis, kontraktor independen, dan orang-orang yang melakukan pembayaran apa pun kepada Anda, termasuk karyawan dan vendor selama tahun pajak.
Tujuan W-9
IRS merekomendasikan agar Anda meminta semua vendor mengirimkan W-9 ketika Anda berencana untuk melakukan pembayaran kepada mereka sebesar $ 600 atau lebih, jika mereka perorangan atau kontraktor independen, perkebunan atau bagian dari kepercayaan domestik, perusahaan kemitraan, perusahaan, perusahaan terbatas kewajiban perusahaan, asosiasi atau organisasi yang dibuat di dalam atau di bawah hukum AS. Tujuan dari W-9 adalah untuk memberi Anda nama dan alamat resmi vendor dan nomor identifikasi akurat pembayar pajak untuk tujuan pelaporan pajak akhir tahun pada Formulir. 1099. Informasi pajak pada dokumen tersebut bisa dalam bentuk ID pemberi kerja, nomor identifikasi pembayar pajak orang asing, atau bahkan nomor Jaminan Sosial. Dokumen harus diberi tanggal dan ditandatangani oleh orang yang terdaftar atau oleh perwakilan dari badan hukum jika itu adalah perusahaan.
Pemberitahuan IRS
Setelah Anda mengirimkan dokumen Formulir-1099 yang mengindikasikan pembayaran yang dilakukan kepada vendor dan orang lain selama tahun ini, berdasarkan informasi W-9 yang dikumpulkan, IRS akan mengirimkan pemberitahuan kepada Anda jika informasi pada 1099 tidak setuju dengan catatannya. Anda perlu meminta W-9 kedua dari vendor yang informasinya salah. IRS mengharuskan Anda menyimpan W-9 di file untuk semua orang yang telah Anda bayar lebih dari $ 600 dalam satu tahun pajak sebagai bagian dari praktik penyimpanan catatan standar, umumnya hingga tujuh tahun. Jadikan kebiasaan untuk meminta W-9 yang diperbarui dari vendor secara teratur untuk memastikan keakuratan atau setidaknya setiap kali pemerintah memperbarui atau mengubah formulir.
