Merancang sistem kendali internal untuk bisnis Anda membutuhkan perencanaan dan pemahaman tentang operasi terperinci perusahaan. Pengendalian internal melayani beberapa tujuan, tetapi yang utama adalah untuk memastikan bahwa bisnis beroperasi sebagaimana dimaksud dan untuk mencegah peluang bagi karyawan untuk menyalahgunakan barang atau uang. Kontrol internal memungkinkan pemilik bisnis tenang mengetahui semuanya berjalan dengan baik tanpa harus secara pribadi mengawasi setiap aspek operasi.
Tinjau setiap proses utama dalam bisnis Anda: produksi, manajemen inventaris, piutang, hutang, rekonsiliasi bank, dan proses lainnya di mana dimungkinkan untuk melakukan penipuan dengan pencurian atau penyembunyian. Letakkan nama atau jabatan pekerjaan pada setiap bagian proses yang menjadi tanggung jawab seseorang. Jika Anda tidak yakin bagaimana suatu proses bekerja, habiskan waktu "di lapangan" dan saksikan prosesnya atau ajukan pertanyaan kepada mereka yang bertanggung jawab.
Menilai setiap langkah dari setiap proses untuk kelemahan dalam kontrol yang akan memungkinkan kesempatan untuk mencuri aset perusahaan. Fokus pada area di mana seorang individu memiliki hak asuh aset dan akuntansi untuk mereka. Misalnya, jika satu karyawan memiliki kendali atas mesin kasir dan juga bertanggung jawab untuk merekonsiliasi pada akhir malam, karyawan tersebut memiliki kesempatan untuk mencuri uang dan menyembunyikannya dengan memalsukan rekonsiliasi. Contoh lain adalah memiliki satu karyawan yang bertanggung jawab untuk membuka surat masuk dan juga bertanggung jawab untuk mencatat cek piutang-piutang yang tiba di pos.
Ubah prosedur untuk area-area di mana Anda telah menilai kontrol internal yang lemah. Pisahkan fungsi tahanan dari fungsi pelaporan sedapat mungkin. Meskipun Anda mungkin tidak memiliki karyawan yang cukup untuk membuat orang yang berbeda melakukan setiap pekerjaan, fungsi alternatif di antara karyawan yang Anda miliki harus memisahkan fungsi yang tidak kompatibel jika memungkinkan.
Dokumentasikan prosedur baru secara menyeluruh dan kenali karyawan dengan mereka. Mintalah umpan balik dari karyawan tentang seberapa efisien prosedur baru tersebut. Penting untuk memastikan bahwa prosedur masuk akal dari sudut pandang bisnis dan operasional dan bukan hanya sebagai kontrol. Sesuaikan prosedur sesuai dengan umpan balik tetapi selalu ingat tujuan dari kontrol.
Terapkan kebijakan liburan wajib, jika Anda belum melakukannya. Mayoritas masalah pencurian kronis dalam bisnis diizinkan berlanjut karena tidak ada orang lain yang melakukan fungsi pencuri.Ketika karyawan yang dicuri dipaksa untuk mengambil liburan dan orang lain mengisi untuk mereka, mereka tidak bisa terus menyembunyikan kejahatan. Kebijakan ini dapat mencegah pencurian serta membukanya jika memang terjadi.
Kiat
-
Nilai efektivitas kontrol internal Anda setidaknya setiap tahun dan tingkatkan jika perlu.
Peringatan
Jangan takut untuk menerapkan kontrol internal yang kuat karena Anda takut karyawan Anda akan berpikir Anda tidak mempercayai mereka. Karyawan yang jujur ingin bekerja di lingkungan yang dirancang dengan baik.
