Tentu kita semua tahu abc kita dan berpikir kita bisa mengajukan ok, karena menurut alfabet, Adam datang sebelum Ant. Tetapi kemana Perusahaan AWC pergi? Setelah semut? Di kompleks kantor tempat saya bekerja, kertas dan file sering diajukan secara salah sehingga sulit untuk menemukan dokumen yang diperlukan. Dengan beberapa aturan sederhana, Anda akan dapat mengajukan apa pun di tempat yang benar.
Nama belakang yang sama, nama depan yang berbeda. Sederhana, ketika item yang Anda kirim memiliki nama belakang yang sama tetapi nama depan yang berbeda, urutan pengarsipan ditentukan oleh nama depan. Jadi Adams, John akan datang sebelum Adams, Sam di lemari arsip Anda.
Nama belakang yang sama, nama depan yang sama. Sedikit lebih sulit tetapi ada hal-hal lain yang perlu dipertimbangkan. Jika ada inisial maka urutan ditentukan oleh inisial sehingga Adams, John B. ditempatkan sebelum Adams, John D. Jika tidak ada inisial, maka gunakan negara tempat orang atau perusahaan itu berada, dan jika itu sama, lalu gunakan kota, diikuti dengan nama jalan dan akhirnya nomor jalan. Bekerja dari area yang lebih besar ke area yang lebih spesifik saat menentukan urutan pengarsipan.
Inisial. Inisial seperti yang digunakan dalam nama perusahaan dianggap seolah-olah setiap huruf adalah kata yang terpisah. Jadi, jika Anda menempatkan file untuk Perusahaan AWC itu akan datang sebelum Perusahaan Adam karena setiap huruf di perusahaan pertama dianggap sebagai kata yang terpisah. 'A' dengan sendirinya diajukan secara alfabetis sebelum kata yang lebih panjang.
Nama perusahaan yang membingungkan. Bagaimana Anda mengajukan Perusahaan Paul Smith? Di bawah Paul atau Smith? Ketika datang ke perusahaan atau nama dagang, file dengan nama depan. Jadi Paul Smith diajukan di bawah P untuk Paul dan bukan S untuk Smith.
Angka dan singkatan. Ini diajukan seolah-olah mereka dieja. 3 Sisters Restaurant diajukan di bawah T untuk tiga. Gereja St Joseph diajukan seolah-olah Saint dieja. Jadi file untuk Gereja St Joseph akan ditempatkan di depan Sam's Diner karena Sai datang sebelum Sam.
Kiat
-
Ini adalah praktik pengarsipan standar. Namun, komputer tidak mengajukan cara ini. Komputer membaca setiap nama secara harfiah sehingga Adam Company di Langkah 3 akan berada di depan AWC Company jika tidak ada spasi di antara huruf-huruf tersebut. Komputer juga akan meletakkan angka sebelum huruf dan tidak menganggap bahwa St. in St. Joseph sebenarnya adalah kata Saint. Jika Anda menyusun daftar komputer dan menginginkannya konsisten dengan sistem pengarsipan Anda, maka item harus dimasukkan sesuai sehingga jenis komputer akan sama. Jadi, Anda perlu menempatkan spasi di antara huruf-huruf di A W C Company, menjabarkan angka 3, dan seterusnya.
