Kadang-kadang ada saat ketika bisa memvisualisasikan bagaimana sesuatu dilakukan membuatnya lebih mudah untuk dipahami. Diagram alir proses mengidentifikasi setiap langkah dalam suatu proses dalam bentuk tertulis yang mirip dengan peta. Alur proses dapat sangat membantu ketika organisasi ingin merampingkan alur kerja. Diagram alir memungkinkan pembuat keputusan mengidentifikasi setiap langkah dalam proses dan juga melihat interaksi langkah-langkah tersebut. Flowcharting proses adalah sesuatu yang dapat dicapai dalam organisasi apa pun.
Item yang Anda butuhkan
-
Ruang pertemuan
-
Kertas
-
Pensil
-
Papan tulis dengan spidol
-
Catatan "Posting jenisnya"
-
Perangkat lunak pengolah kata
-
Perangkat lunak flowchart
Kumpulkan anggota tim di ruang pertemuan yang tenang. Ruang harus cukup besar untuk anggota tim untuk bergerak, cukup terpencil sehingga diskusi tidak berdampak pada seluruh kantor dan memiliki papan tulis untuk menampilkan aliran proses seperti yang dibahas. Setiap anggota tim juga harus memiliki kertas / pensil dan catatan "tempelkan jenisnya".
Informasikan kepada tim tentang proses yang akan dibuat bagan alur. Mintalah tim melakukan curah pendapat semua langkah dalam proses. Tuliskan langkah-langkah di papan tulis. Jangan khawatir tentang langkah apa yang didahulukan atau terakhir - cukup tulis setiap langkah dalam proses. Ketika semua langkah dalam proses didaftar, buat konsensus dengan tim bahwa setiap langkah telah ditulis. Tuliskan setiap langkah pada catatan "post it type" individual. Hapus papan tulis.
Putuskan langkah mana yang memulai proses. Tempelkan langkah itu di papan di sisi paling kiri. Putuskan langkah mana yang mengakhiri proses. Tempelkan langkah itu di sisi kanan papan. Tentukan langkah kedua dalam proses dan letakkan tepat di sebelah kanan langkah pertama. Lanjutkan proses ini dengan setiap langkah sampai semua langkah dalam proses ditempatkan dalam urutan berurutan mereka dari langkah pertama di sebelah kiri ke langkah terakhir di sebelah kanan. Proses ini biasanya akan memberi dan menerima di antara anggota tim untuk mencapai konsensus.
Tetapkan simbol yang sesuai untuk setiap langkah dalam proses. Simbol oval digunakan pada awal dan akhir proses. Tulis oval di atas catatan "jenis post-it" pada langkah pertama dan terakhir dari proses. Setiap tindakan selanjutnya yang diambil diidentifikasi dengan kotak. Setiap keputusan diidentifikasi dengan berlian. Datang ke konsensus dengan masing-masing anggota tim tentang jenis simbol apa yang terjadi pada catatan mana. Saat selesai, buat garis dari setiap not ke note berikutnya dalam proses.
Analisis bagan alur. Sebagian besar proses dapat dibuat lebih efisien setelah proses tersebut dapat dilihat pada grafik. Periksa langkah-langkah duplikat atau penghentian alur kerja yang tidak perlu seperti persetujuan manajer atau penulisan ulang yang tidak perlu.
Gunakan perangkat lunak pengolah kata atau perangkat lunak diagram alir untuk membuat salinan permanen dari proses alur kerja. Simpan diagram alir proses sebagai tempat awal untuk peningkatan aliran proses di masa depan.
