Diagram alur kerja secara visual mewakili pergerakan dan transfer sumber daya, dokumen, data, dan tugas melalui seluruh proses kerja untuk produk atau layanan tertentu. Flowchart yang berhasil dibangun akan mewakili alur kerja yang benar dengan cepat dan jelas.
Meningkatkan Efisiensi dan Menghindari Kemacetan
Banyak proses kerja dapat menjadi rumit dan kompleks, sehingga penting untuk secara visual mewakili bagaimana tugas diselesaikan untuk meningkatkan pemahaman dan efisiensi karyawan. Diagram alur kerja dengan jelas menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tahap, dokumen dan sumber daya apa yang mereka butuhkan, dan jumlah waktu yang dibutuhkan pada setiap tahap. Mengetahui peran karyawan dan persyaratan sumber daya untuk produksi memungkinkan manajemen untuk dengan mudah mendefinisikan kelemahan dan mengurangi hambatan. Kemacetan adalah segala aspek alur kerja yang menghambat dan memperlambat keseluruhan waktu siklus proses.
Meningkatkan Akuntabilitas dan Komunikasi
Secara visual mewakili seluruh proses alur kerja memungkinkan karyawan untuk lebih memahami tidak hanya tanggung jawab pekerjaan mereka, tetapi juga peran karyawan lain, yang meningkatkan akuntabilitas. Membuat diagram alur kerja yang sukses dan akurat meningkatkan pengetahuan di tempat kerja karena penelitian yang diperlukan dan kompilasi data. Komunikasi juga meningkat ketika karyawan memiliki pemahaman yang lebih baik tentang proses alur kerja.
Menggunakan Bentuk untuk Menampilkan Aktivitas
Diagram alur kerja menggunakan bentuk khusus yang sesuai dengan berbagai jenis kegiatan. Sebuah oval menunjukkan di mana alur kerja dimulai dan berakhir. Persegi panjang mewakili aktivitas proses, tugas, atau analisis. Berlian menandakan proses pengambilan keputusan, biasanya menghasilkan dua arah alur kerja yang mungkin. Jika jawaban untuk suatu keputusan adalah ya, alur kerja berlanjut pada rute yang dituju, tetapi jika jawabannya tidak, alur kerja mungkin harus mengambil rute lain untuk menyelesaikan masalah. Diagram dengan banyak bentuk berlian mungkin lebih sulit untuk diikuti secara visual. Lingkaran mewakili konektor dari satu aktivitas ke aktivitas lainnya.
Menerapkan Diagram Alur Kerja
Meskipun merancang diagram alur kerja bisa menjadi proses yang luas dan memakan waktu, implementasinya mungkin lebih sulit. Manajer tidak bisa begitu saja memposting diagram di tempat kerja dan mengharapkan karyawan untuk mengirimkannya tanpa bimbingan. Sebagian besar diagram perlu digabungkan dengan teori peningkatan alur kerja seperti lean manufacturing, Six Sigma, atau manajemen kualitas total. (Lihat Referensi 1)
Alternatif untuk Diagram Alur Kerja
Beberapa bisnis menggunakan alternatif untuk diagram alur kerja seperti proses, perencanaan bisnis dan kontrol aliran. Suatu proses, atau peta proses, adalah konsep yang sangat mirip dengan diagram alur kerja dan alur kerja. Proses kerja lebih spesifik daripada alur kerja, lebih fokus pada input dan output daripada transfer data, dokumen, dan tanggung jawab tugas. Perencanaan bisnis lebih fokus pada tujuan jangka panjang daripada meningkatkan alur kerja saat ini. Manajer yang tertarik pada kontrol aliran secara khusus berupaya meningkatkan kontrol inventaris.
