Peta aliran proses adalah cara terbaik untuk mendokumentasikan proses berulang. Dengan menciptakan aliran proses yang solid dan teruji, karyawan akan memiliki referensi visual sederhana untuk menyelesaikan pertanyaan yang berkaitan dengan proses bisnis.
Tetapkan input, atau pemicu, untuk memulai proses bisnis. Ini adalah situasi atau aktivitas yang akan menunjukkan awal dari proses bisnis. Pemicu yang valid akan berbeda tetapi sering kali berupa panggilan telepon, permintaan informasi, atau kebutuhan untuk pengiriman. Masukkan terminator, atau oval. Ini adalah awal dari proses Anda.
Putuskan apakah langkah selanjutnya dalam proses Anda adalah tindakan atau keputusan.
Masukkan kotak proses jika langkah selanjutnya adalah tindakan atau proses. Kotak proses biasanya berbentuk persegi panjang. Jika langkah ini adalah proses yang didokumentasikan pada bagan alur yang berbeda, gunakan kotak proses yang telah ditentukan. Kotak proses yang telah ditentukan sebelumnya adalah sebuah persegi panjang dengan garis tambahan di kedua ujungnya untuk menunjukkan bahwa ada proses standar lain yang harus dijalankan sebelum melanjutkan dalam aliran.
Masukkan kotak keputusan jika langkah pertama adalah keputusan. Kotak keputusan biasanya berbentuk intan dan digunakan untuk menunjukkan keputusan salah satu / atau ini, seperti "Ya" atau "Tidak."
Hubungkan terminator awal dengan langkah pertama menggunakan garis.
Lanjutkan menambahkan dan menghubungkan kotak keputusan dan proses sampai Anda telah membangun representasi visual yang baik dari proses tersebut.
Kiat
-
Ada sejumlah simbol bagan alur yang lebih maju yang mungkin sesuai untuk proses Anda; lihat referensi yang baik jika simbol proses bisnis dasar tidak cukup untuk mendokumentasikan proses Anda.
Aliran proses dapat dibuat di berbagai aplikasi, termasuk Visio, Excel dan PowerPoint di kedua platform PC dan Macintosh. Kivio adalah sistem flow-charting yang populer untuk sistem Unix dan Linux.
Banyak sistem Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (ERP), seperti Baan dan SAP, memiliki modul dokumentasi proses bawaan.
Peringatan
Menyimpang dari simbol proses standar akan mempersulit orang yang terbiasa dengan simbol standar untuk membaca alur proses Anda.
