Kebijakan adalah aturan, prinsip, dan pedoman yang diadopsi manajemen organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjangnya, menurut situs web businessdirectory.com. Mereka membentuk semua keputusan dan kegiatan penting. Prosedur adalah langkah yang dilakukan karyawan dalam operasi sehari-hari untuk memastikan bahwa apa yang mereka lakukan mencerminkan dan mendukung kebijakan yang ada. Ketika diikuti dengan setia, kebijakan dan prosedur yang ditulis dengan baik mempromosikan efisiensi, efektifitas dan konsistensi sambil menjunjung tinggi filosofi atau "visi" organisasi.
Bimbingan Top-Down
Kebijakan menentukan dan memberikan panduan tentang cara mencapai sasaran, strategi, dan sasaran bisnis, menurut AME Info, situs web informasi bisnis Timur Tengah. "Kebijakan mengidentifikasi kegiatan utama dan memberikan strategi umum bagi para pembuat keputusan tentang bagaimana menangani masalah ketika mereka muncul," AME menambahkan. Kebijakan menggambarkan pilihan dan perilaku yang dapat diterima dan tidak dapat diterima dan menetapkan konteks dan batas-batas di mana untuk mengembangkan prosedur. Misalnya, kebijakan untuk tidak mendiskriminasi pelamar pekerjaan berdasarkan ras, jenis kelamin, usia atau negara asal membantu departemen sumber daya manusia mengembangkan prosedur untuk memastikan bahwa semua kandidat diperlakukan sama.
Alat Manajemen
Prosedur menjelaskan tugas kerja karyawan dan menunjukkan ruang lingkup tanggung jawab mereka. Panduan ini membantu menjaga karyawan agar tidak saling mengganggu atau melangkah terlalu jauh, yang dapat menyebabkan kesalahan dan kesalahpahaman. Mereka juga serangkaian instruksi yang diikuti karyawan untuk memastikan mereka melakukan tugas-tugas spesifik secara menyeluruh dan konsisten. Mengikuti serangkaian prosedur yang ditulis dengan baik membantu karyawan mempelajari dan melakukan banyak atau semua aspek pekerjaan mereka secara mandiri, mengurangi kebutuhan bagi manajer untuk sering melakukan intervensi atau pengelolaan mikro. Contoh prosedur adalah langkah-langkah yang diambil karyawan untuk mengatur perbaikan mesin yang rusak. Ini mungkin termasuk: mengatur penilaian kerusakan ahli, mendapatkan persetujuan untuk pembelian suku cadang dan tenaga kerja yang diperlukan, mengidentifikasi vendor yang sesuai dan mengoordinasikan pembayaran untuk produk atau layanan yang diberikan.
Konsistensi
Kebijakan dan prosedur yang mapan memastikan bahwa cara organisasi dalam melakukan bisnis tidak menyimpang atau memburuk dari waktu ke waktu, bahkan jika pemimpin kunci atau karyawan lain pergi. Mereka disesuaikan untuk organisasi dan pekerjaan, bukan untuk karyawan tertentu. Dengan mengikuti mereka, bahkan karyawan baru dapat belajar dengan cepat tentang bagaimana organisasi beroperasi dan mengapa, apa yang diharapkan dari setiap orang di posisi itu, dan apa yang tercakup dalam pekerjaan itu. Tetapi manajer harus meninjau dan memperbarui kebijakan dan prosedur secara berkala untuk mencerminkan perubahan organisasi yang disengaja, Gene Levine, seorang konsultan manajemen bisnis, mengatakan di situs web Gene Levine Associates.
Akuntabilitas
Memiliki kebijakan dan prosedur yang mapan dapat membantu perusahaan membantah tuduhan pelanggaran hukum atau peraturan yang dapat diajukan karyawan atau pelanggan terhadapnya, Levine mengemukakan. Mereka memberikan bukti niat tetapi harus disertai dengan upaya tulus untuk mematuhi aturan federal, negara bagian dan lokal, tentu saja. Manajer yang menuntut dan memverifikasi kepatuhan organisasi terhadap hukum dan peraturan di seluruh organisasi dapat membantu mencegah tindakan penegakan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Departemen Tenaga Kerja, Komisi Kesempatan Kerja yang Setara, Layanan Pendapatan Internal atau departemen kesehatan setempat, misalnya. Ini juga dapat membantu mencegah tuntutan hukum.
