Kadang-kadang gagasan penyusunan kebijakan dan prosedur bisa tampak luar biasa. Namun, pemahaman mendasar tentang dokumen ini dan tujuannya dapat membantu. Langkah pertama adalah mempelajari definisi istilah-istilah ini dan apa yang membuatnya berbeda.
Kiat
-
Suatu kebijakan memberikan gambaran luas tentang tujuan perusahaan. Prosedur menunjukkan kepada karyawan apa yang harus mereka lakukan untuk mencapai tujuan.
Kebijakan vs. Proses
Perbedaan utama antara kebijakan dan prosedur adalah apa yang dikomunikasikan kepada staf Anda. Suatu kebijakan memberikan gambaran tentang sikap perusahaan terhadap suatu masalah. Suatu proses atau kebijakan memberikan arahan kepada karyawan tentang bagaimana menerapkan kebijakan tersebut.
Kebijakan apa pun di bisnis Anda harus singkat dan sederhana. Ini harus menyampaikan tujuan yang jelas yang bahkan karyawan baru pun dapat mengerti. Hanya kebijakan yang mengikuti panduan ini yang dapat membuat bisnis Anda sesuai jalur.
Prosedur kemudian mendukung kebijakan yang Anda miliki. Prosesnya harus jelas dan mencakup hampir semua variasi masalah. Misalnya, prosedur pengembalian harus mencakup apa yang harus dilakukan jika pelanggan memiliki kwitansi, tidak memiliki bukti pembelian atau telah menggunakan barang tersebut. Poin-poin singkat dan paragraf pendek dapat membuat proses ini mudah dibaca dan diperhatikan.
Contoh untuk Diikuti
Pedoman dan prosedur TI penting di banyak bisnis. Kebijakan umum adalah bahwa karyawan tidak boleh mengakses media sosial selama bekerja. Pedoman tersebut dapat mengatakan bahwa perusahaan menyambut karyawan untuk mengakses media sosial selama istirahat atau ketika diperlukan untuk fungsi kerja mereka.
Prosedur untuk menegakkan kebijakan itu mungkin termasuk cara untuk melaporkan penggunaan komputer yang tidak tepat dan langkah-langkah yang dapat diambil pengawas untuk menghentikan perilaku tersebut. Anda dapat menguraikan rantai komando yang harus diikuti oleh laporan ini dan apa yang dapat diharapkan karyawan jika mereka terus melanggar kebijakan.
Jenis-jenis Pedoman
Anda harus membuat prosedur dan kebijakan untuk setiap bidang bisnis Anda.Ketika karyawan memiliki pertanyaan tentang bagaimana berinteraksi dengan klien, satu sama lain, manajemen atau peralatan, mereka harus dapat berkonsultasi dengan pedoman.
Banyak perusahaan memiliki kebijakan perilaku karyawan menyeluruh yang menetapkan aturan tentang bagaimana staf harus berpakaian, bertindak, dan berkinerja di tempat kerja. Area penting lainnya yang harus dicakup adalah disiplin, perlakuan yang sama, pelecehan seksual, kehadiran, kinerja dan keselamatan di tempat kerja.
Tidak Selalu Satu-ke-Satu
Prosedur seringkali mendukung kebijakan perusahaan. Namun, tidak selalu ada rasio satu-ke-satu dari proses dan prosedur. Misalnya, Anda dapat membuat kebijakan yang menetapkan bahwa staf Anda harus bebas dari penggunaan narkoba, tidak boleh melecehkan karyawan lain secara seksual dan tidak dapat mengambil uang dari register. Kemudian, Anda mungkin memiliki satu prosedur yang mencakup cara menangani laporan perilaku ini.
Mengapa Membuat Prosedur dan Kebijakan
Bisnis apa pun dengan karyawan memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memandu pekerja. Pedoman ini membantu memastikan bahwa setiap orang di perusahaan merespons dengan cara yang sama untuk acara yang sama. Konsistensi ini memungkinkan Anda, pemilik bisnis, untuk kadang-kadang menjauh. Anda dapat melakukan tugas-tugas lain dan bahkan memiliki hari libur ketika Anda tahu bahwa karyawan Anda dapat mengurus bisnis.
Hal ini juga dapat membuat pelanggan kembali dan membangun citra merek yang positif. Misalnya, pelanggan yang mengalami kebijakan pengembalian yang berbeda setiap kali mereka datang dapat memupuk perasaan negatif tentang merek Anda. Namun, klien yang tahu apa yang diharapkan tahu bahwa mereka dapat mengandalkan bisnis Anda.
Lindungi Bisnis Anda
Alasan lain untuk menulis pedoman kebijakan dan prosedur yang jelas adalah untuk melindungi perusahaan Anda dari tindakan hukum. Contoh yang menonjol dari hal ini adalah pedoman disiplin. Anda harus menjabarkan harapan karyawan, proses disipliner dan kapan Anda harus memberhentikan anggota staf.
Ikuti proses Anda setiap kali seorang karyawan melanggar kebijakan Anda. Jika Anda harus menghapus seseorang dari staf Anda, Anda dapat menahan tuntutan hukum penghentian yang salah. Mendokumentasikan proses Anda memberi Anda bukti bahwa Anda bertindak secara sah.
