Arahan tertulis kepada karyawan seringkali lebih bermanfaat daripada instruksi lisan. Surat yang berisi perincian kebijakan atau prosedur baru memberi karyawan dokumen untuk referensi di masa mendatang. Selain membantu mereka mengingat cara mengikuti prosedur baru, surat arahan memenuhi persyaratan hukum untuk memberikan pemberitahuan resmi tentang kebijakan baru yang diamanatkan oleh hukum. Misalnya, pada awal 2011, banyak kota melembagakan larangan merokok yang memengaruhi bisnis daerah. Adalah tanggung jawab pengusaha untuk memberi tahu pekerja bagaimana mematuhi kebijakan merokok yang baru.
Tempatkan kop surat perusahaan di printer Anda. Arahan ini adalah pemberitahuan resmi, dan kop surat akan memperkuat sifat formal informasi tersebut.
Ketikkan tanggal lengkap. Anda harus selalu memasukkan tanggal pada arahan karena menetapkan waktu pemberitahuan. Lewati garis.
Ketikkan nama penerima dan alamatnya jika arahan hanya ditujukan kepada satu orang. Jika itu adalah surat untuk semua karyawan, abaikan nama dan alamatnya.
Ketik "Karyawan yang terhormat" diikuti dengan tanda titik dua jika surat itu ditujukan ke semua karyawan. Ketikkan nama tertentu jika ingin satu orang.
Mulailah surat itu dengan pernyataan langsung tentang apa petunjuknya. Berikan detail yang relevan tentang kebijakan atau prosedur, seperti kapan akan diberlakukan dan siapa yang dipengaruhi oleh kebijakan tersebut.
Buat daftar langkah-langkah untuk menyelesaikan tugas atau untuk mematuhi kebijakan baru. Gunakan bahasa yang jelas dan mudah dibaca yang dapat diikuti karyawan.
Jelaskan bagaimana kebijakan baru ini akan menguntungkan penerima dan bersyukur atas kerja sama mereka. Jelaskan apa yang akan terjadi jika seorang karyawan memilih untuk tidak mematuhi arahan.
Berikan tenggat waktu yang tepat atau informasi kontak di paragraf terakhir. Jelaskan metode untuk mengevaluasi kepatuhan karyawan, jika berlaku. Tawarkan untuk menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin dimiliki penerima.
Tutup surat itu dengan mengetikkan tanda hormat dan ketikkan nama dan judul lengkap Anda. Tanda tangan di atas nama yang Anda ketikkan.
Mintalah penyelia lain membaca surat itu untuk memastikan Anda tidak melewatkan informasi apa pun.
Kirimkan surat-surat itu. Jika arahan adalah hasil dari perubahan undang-undang, pertimbangkan untuk meminta konfirmasi tanda tangan dari penerima untuk membuktikan bahwa arahan diterima.
