Menulis klaim dan pesan penyesuaian memerlukan persiapan dan perencanaan sebelum Anda mulai menulis. Tulis dari garis besar sederhana agar Anda tetap teratur. Putuskan apa yang Anda ingin pembaca lakukan. Misalnya, apakah Anda ingin uang Anda kembali atau Anda ingin produk diganti? Surat klaim adalah cara untuk menyelesaikan masalah pada kesalahan yang dibuat dan mungkin perlu penyesuaian. Pesan penyesuaian adalah respons terhadap surat klaim yang dibuat terhadap bisnis Anda.
Item yang Anda butuhkan
-
Tanda terima
-
Tagihan
Pesan Klaim
Tuliskan fakta-fakta yang relevan di paragraf pertama. Mulailah dengan masalah. Jelaskan dengan tepat apa yang terjadi dan alasan Anda menulis surat klaim.
Jelaskan mengapa Anda yakin klaim Anda harus diberikan pada paragraf kedua. Beri tahu pembaca tentang hal-hal spesifik klaim dan tanggung jawab serta keadilan hukum. Misalnya, produk tidak berfungsi seperti yang disarankan iklan.
Mulai paragraf ketiga dengan meminta tindakan. Minta apa yang Anda harapkan pembaca lakukan. Sertakan tanggal di mana Anda mengharapkan tindakan. Jangan mengancam, tetapi jelaskan langkah-langkah tambahan apa yang dapat Anda ambil jika permintaan Anda tidak terpenuhi. Tutup dengan "Hormat" dan tanda tangan Anda di atas nama cetak Anda.
Pesan Penyesuaian
Mulai paragraf pertama Anda dengan kalimat persetujuan. Berikan kabar baik kepada pelanggan terlebih dahulu dan patuhi klaim pelanggan.
Mulai paragraf kedua dengan menjelaskan kesalahannya. Jelaskan penyebab masalahnya. Jangan menyalahkan. Fokus pada upaya Anda yang berkelanjutan untuk menghindari kesalahan dan kesulitan.
Nyatakan penghargaan Anda untuk bisnis pelanggan di paragraf ketiga. Mohon maaf jika Anda merasa harus melakukannya. Jika tidak dapat mematuhi semua elemen penyesuaian yang diminta, jelaskan alasannya dan tambahkan detail yang diperlukan tentang bagaimana Anda akan menanggapi permintaan tersebut.
Tutup surat dengan "Hormat," dan cetak dan tandatangani nama Anda.
Periksa surat Anda untuk memastikan nada suaranya ramah. Cobalah untuk tidak terdengar merendahkan atau kejam.
Kiat
-
Simpan salinan surat Anda untuk catatan Anda.
Berikan dokumen lampiran seperti tagihan, bahan iklan, atau kuitansi yang dapat mendukung apa yang Anda tulis.
