Saat Anda meninggalkan pesan suara, penting untuk mewakili diri Anda secara profesional. Jika Anda ingin dianggap serius, Anda harus tahu cara meninggalkan pesan dengan benar, apa yang harus dikatakan dan bagaimana mengakhiri pesan Anda.
Cara Meninggalkan Voicemail
Anda kemungkinan meninggalkan pesan yang meminta panggilan balik, sehingga cara Anda menampilkan diri di telepon akan memengaruhi peluang orang menelepon kembali. Pastikan Anda tahu apa yang akan Anda katakan bahkan sebelum Anda menelepon. Mulailah dengan menyebutkan nama Anda dan nama perusahaan Anda atau perusahaan tempat Anda menelepon. Pastikan untuk mengatakan nomor telepon Anda dua kali sehingga penerima memiliki cukup waktu untuk menuliskan nomornya.
Jika Anda memiliki nama yang unik, eja saat Anda memberikan nomor telepon Anda pertama kali. Bahkan jika Anda gugup, bicaralah perlahan-lahan seolah-olah Anda sedang menuliskan informasinya. Berbicara cepat dapat membingungkan orang yang Anda coba hubungi. Voicemail tidak boleh lebih dari 30 hingga 45 detik. Langsung ke titik panggilan Anda.
Praktekkan Profesionalisme saat Anda Mengakhiri Pesan Telepon
Meskipun bagus untuk sampai ke titik pesan telepon, Anda tidak pernah ingin hanya menyebutkan nama, nomor, dan memberi tahu orang itu untuk menelepon kembali. Perlu ada informasi lebih lanjut. Anda harus menjelaskan secara singkat mengapa Anda menelepon. Setelah Anda meninggalkan informasi Anda, Anda dapat memberi tahu orang itu kapan Anda akan tersedia sampai tetapi juga memberi tahu dia bahwa ia dapat menelepon dengan nyaman.
Tinggalkan nomor Anda di akhir pesan, meminta panggilan tetapi juga menyebutkan Anda akan mencoba lagi besok. Tidak ada yang menunjukkan dedikasi lebih daripada mencoba lagi.
Selalu akhiri dengan penghargaan seperti mengucapkan terima kasih. Cara lain Anda dapat mengakhiri panggilan adalah dengan mengatakan kepadanya bahwa Anda tahu dia sibuk tetapi Anda akan menghargai panggilan balik. Dengan cara apa pun yang Anda pilih untuk mengakhiri voicemail Anda, pastikan Anda tersenyum ketika mengatakannya. Mulut yang mengerutkan kening memiliki suara yang berbeda dari mulut yang tersenyum. Orang-orang dapat merasakan jika seseorang bahagia dan tersenyum di telepon yang lain, jadi tersenyumlah jika Anda menginginkan peningkatan peluang panggilan balik.
Cara Mengakhiri Pesan Suara
Saat Anda menyiapkan pesan suara untuk pesan suara kantor-tertutup Anda, hindari ungkapan-ungkapan yang terlalu banyak dimainkan seperti, "Panggilan Anda penting bagi saya." Mulailah menyapa Anda dengan meminta maaf Anda melewatkan panggilan mereka, berikan perkiraan waktu ketika penelepon dapat mengharapkan panggilan balik dan hal lain yang penting untuk mereka ketahui. Buat ucapan Anda singkat dan langsung pada intinya, sehingga penelepon Anda lebih cenderung meninggalkan pesan. Sapaan rata-rata harus sekitar 25 detik.
Contoh dari pesan suara dapat berupa, "Hai, Anda telah mencapai (nama bisnis). Maaf saya melewatkan panggilan Anda. Silakan tinggalkan nama dan nomor telepon terbaik yang bisa Anda hubungi. Saya akan menghubungi Anda dalam waktu 24 jam. Terima kasih."
