Anda dapat menyampaikan berita buruk kepada karyawan, pelanggan, atau manajemen melalui berbagai metode. Banyak orang lebih suka pesan negatif disampaikan secara langsung dan langsung. Yang lain lebih suka pendekatan yang lebih halus, menulis pesan dalam bahasa yang paling tidak menyinggung. Apa pun itu, Anda harus menyampaikan berita yang kemungkinan besar tidak diinginkan dan tidak diterima dengan cara yang jelas dan singkat.
Pertahankan Hubungan
Hanya karena Anda memiliki informasi yang tidak diinginkan untuk disampaikan, bukan berarti Anda harus merusak hubungan dengan pihak penerima. Apakah Anda merumahkan karyawan, menolak permintaan donasi atau menolak penggantian biaya perjalanan, ingatlah bahwa situasinya mungkin berubah di masa depan dan keputusan Anda mungkin akan dibatalkan. Tambahkan pelengkap ke memo itu, seperti memberi tahu karyawan betapa Anda menghargai kontribusi mereka. Jelaskan kepada penggalang dana bahwa saat ini anggaran Anda tidak memungkinkan untuk pengeluaran tertentu. Penambahan akan melunakkan pukulan dan tetap membuka jalur komunikasi untuk kemungkinan hubungan di masa depan.
Bingkai Pesan dengan Bahasa Positif
Kata-kata yang Anda pilih dalam memo itu akan membantu mempertahankan respons positif, meskipun Anda menyampaikan pesan negatif. Misalnya, Anda dapat meminta lebih banyak informasi untuk memproses permintaan moneter daripada menulis bahwa informasi yang diberikan tidak dapat diterima. Beri tahu karyawan apa yang bisa mereka lakukan alih-alih apa yang tidak bisa mereka lakukan. Misalnya, tulis "silakan berpakaian dalam pakaian kasual bisnis pada hari Jumat" alih-alih "jangan mengenakan jeans pada hari Jumat kasual". Kirim catatan kepada pelanggan Anda yang mengatakan "Anda dapat mengambil barang dagangan Anda pada hari Senin," daripada "pesanan Anda tidak akan siap sampai Senin depan."
Cegah Konsekuensi Hukum
Memo perusahaan sering kali keluar dari dinding bisnis Anda dan masuk ke tangan media atau pihak lain. Hindari menggunakan bahasa apa pun yang mengisyaratkan praktik ilegal atau diskriminatif. Misalnya, alih-alih menulis "akuntan kami meninggalkan perusahaan karena dia membuat kesalahan besar dalam laporan akhir tahun," tulis "setelah bertahun-tahun layanan yang diakui, akuntan kami beralih ke peluang lain." Kejelasan membantu mencegah desas-desus yang tidak diinginkan dari Penyebaran itu bisa merusak reputasi perusahaan Anda. Pesan negatif yang tidak jelas adalah "karena kesalahan, anggota staf keuangan tertentu akan pergi." Memo yang lebih baik berbunyi "kami sangat senang mengumumkan bahwa anggota staf keuangan baru akan menggantikan anggota yang keluar dari departemen akuntansi."
Buffer the Bad News
Memo negatif sering kali menghasilkan perasaan terluka dan respons marah. Anda dapat mengurangi atau setidaknya mengurangi jumlah berita buruk ketika Anda menyangga dengan berita baik. Misalnya, mulai memo negatif dengan "Anda akan menghargai jumlah manfaat tambahan yang dimasukkan dalam polis asuransi Anda" ketika Anda harus menaikkan tarif asuransi. Tetap menjaga penyangga terkait dengan pesan, namun, untuk menjaga kejelasan. Dengan kata lain, jangan katakan "geladak parkir baru dibuka minggu depan" ketika Anda mengirim pesan tentang potongan manfaat.
