Berkomunikasi secara efektif dengan karyawan adalah salah satu tantangan menjadi manajer. Tidak seperti percakapan pribadi, di mana pesan dapat disesuaikan dengan orang yang menerimanya, ketika Anda berbicara kepada karyawan secara keseluruhan, Anda harus berbicara dengan gaya yang sesuai untuk semua orang. Ini bisa sangat sulit ketika menulis memo negatif - memo yang kritis atau yang menyampaikan berita buruk. Menulis surat pernyataan seperti itu menuntut manajer untuk bersikap langsung, tetapi juga bijaksana. Tujuannya adalah untuk mendorong karyawan Anda untuk mengubah tindakan mereka tanpa menimbulkan perasaan buruk.
Kirimkan berita buruk terlebih dahulu. Saat menulis memo negatif, biasanya yang terbaik adalah segera menyampaikan berita buruk. Termasuk sejumlah besar arahan pada pesan memiliki beberapa kelemahan: pertama, itu bisa membuatnya terdengar seperti Anda mengulur-ulur waktu; kedua, beberapa karyawan mungkin berhenti membaca sebelum sampai ke titik memo; dan ketiga, jika pesan telah diantisipasi, banyak karyawan akan melewatkan pengantar. Nada dari bagian ini harus langsung, dan fakta-fakta disajikan dengan jelas. Cobalah untuk menghindari kemarahan atau hal-hal negatif yang berlebihan.
Tawarkan dorongan. Setelah Anda menyampaikan berita buruk, geser nada dan fokus memo Anda sehingga sedikit lebih optimis. Jika surat Anda kritis, berikan kata-kata pujian dan dorongan semangat. Jika Anda telah menyampaikan berita yang tidak menyenangkan, tekankan yang positif. Tujuan pekerjaan Anda sebagai manajer adalah untuk memimpin, tugas yang tidak pernah lebih penting daripada di masa-masa sulit.
Berikan solusi. Salah satu dilema yang sering dihadapi karyawan ketika menerima memo negatif adalah tidak mengetahui tindakan apa yang diinginkan atasan mereka untuk diambil sekarang. Di bagian ketiga dan terakhir surat itu, uraikan tindakan yang jelas yang dapat dilakukan karyawan untuk memperbaiki situasi. Instruksi ini harus memberikan langkah yang jelas bagi karyawan dan harus disampaikan dengan nada optimis.
Bacalah dengan lantang. Sebelum mengirim memo, Anda harus memeriksanya dan kemudian membacanya dengan keras. Bacalah dengan lantang pertama untuk diri Anda sendiri dan kemudian untuk setidaknya satu orang lain yang dapat memberikan umpan balik. Dengarkan dengan cermat pilihan kata-kata Anda sendiri dan cobalah untuk mendengar bahasa apa pun yang mungkin disalahartikan. Setelah Anda membuat koreksi ini, surat itu harus mengoreksi tata bahasa, tanda baca dan ejaan - untuk menunjukkan kepada karyawan Anda bahwa Anda menulis surat dengan hati-hati.
