Di seluruh dunia, bisnis memanfaatkan email untuk komunikasi, transfer data, dan kolaborasi. Email telah menjadi alat yang efektif untuk meningkatkan produktivitas bisnis dan meningkatkan keandalan data. Namun, kemudahan menggunakan email dan penurunan formalitas dapat membuat komunikasi tidak profesional dan kelebihan data. Menggunakan email untuk bisnis juga memiliki kelemahan membuka jaringan komputer Anda terhadap potensi virus dan malware yang dikirim melalui lampiran email.
Tingkat Manajemen Menurun
Karyawan di semua tingkatan bisnis dapat mengirim email kepada siapa pun dalam bisnis ini. Kemudahan mengirim pesan ini memintas rantai komando yang telah ada dan mengganggu proses peninjauan standar untuk masalah terkait sumber daya manusia. Informalitas ini juga dapat menyebabkan gangguan pada eksekutif yang perlu fokus pada peluang tingkat tinggi daripada masalah personel sehari-hari.
Ketepatan
Kemudahan mengirim email dapat mengurangi keakuratan informasi. Sebagai media yang lebih informal, pengirim biasanya merespons pesan dengan cepat dan tidak meninjau informasi. Karyawan juga mungkin merasa tertekan untuk menanggapi permintaan dengan cepat tanpa memperhatikan keakuratan. Ketika pesan dikirim dengan informasi yang tidak akurat, mungkin sulit untuk memperbaiki kesalahan karena penyebaran cepat email ke pihak lain.
Kompetisi
Email dapat meningkatkan persaingan bisnis. Pelanggan dapat meneruskan kuotasi penjualan kepada pesaing yang meminta harga lebih rendah. Jika mereka menerima harga yang lebih rendah, mereka dapat pergi dengan pesaing atau kembali meminta harga yang lebih rendah. Email juga memudahkan pelanggan Anda untuk bekerja dengan perusahaan lepas pantai yang menyediakan layanan dengan harga lebih rendah karena upah yang lebih rendah dan biaya hidup yang lebih rendah di negara berkembang.
Profesionalisme
Email dapat mengarah pada tingkat profesionalisme yang lebih rendah. Karyawan cenderung menggunakan pendekatan komunikasi yang kurang formal ketika menggunakan email, yang dapat terlihat tidak profesional untuk klien saat ini dan potensial. Pemformatan materi iklan melalui perubahan teks dan warna dapat tampak muda dan tidak konsisten dengan profil perusahaan Anda.
Peningkatan Ketenagakerjaan
Email dapat meningkatkan kebutuhan karyawan. Karyawan layanan pelanggan tambahan mungkin diperlukan untuk menjawab email konsumen, dan lebih banyak asisten eksekutif mungkin diperlukan untuk membantu menyortir dan menjawab komunikasi email untuk eksekutif yang sibuk.
Kelebihan informasi
Email dapat dengan mudah membuat informasi yang berlebihan di penerima. Kemudahan menyalin pesan di seluruh organisasi dapat membebani karyawan dengan informasi yang tidak diinginkan atau tidak perlu untuk ditinjau. Kelebihan informasi mengurangi produktivitas.
Keamanan
Keamanan data mungkin sulit dipertahankan karena informasi sensitif dapat dengan mudah dikirim melalui email. Virus yang dikirim melalui lampiran email, yang menyebabkan kerusakan sistem komputer dan kehilangan data, dapat membahayakan jaringan komputer.
