Mengetahui kapan harus menulis surat bisnis formal versus email bisnis mungkin mudah bagi orang-orang yang nyaman menyampaikan pesan dalam berbagai format; Namun, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan ketika memilih media. Faktor-faktor seperti kebijaksanaan, formalitas, kerahasiaan dan bahkan peringkat atau status penerima harus dipertimbangkan ketika Anda membuat keputusan untuk menulis.
Perbedaan utama
Hal pertama yang membedakan surat bisnis dari email bisnis adalah bahwa surat pada umumnya dianggap sebagai hard copy, dan email bisnis adalah soft copy - pesan elektronik. Setelah Anda menulis surat bisnis, Anda mencetaknya, menyegelnya dalam amplop, membubuhkan ongkos kirim dan menggunakan layanan seperti Layanan Pos A.S atau perusahaan pengiriman semalam untuk mengirim surat kepada penerima. Email bisnis, di sisi lain, juga disusun biasanya menggunakan komputer atau sarana elektronik, tetapi dikirim secara elektronik ke penerima hanya dalam beberapa detik saja.
Waktu Pengiriman
Surat bisnis yang paling cepat biasanya akan tiba adalah sehari setelah Anda mengirimnya melalui surat siput atau layanan pengiriman seperti FedEx. Jika Anda membutuhkan surat untuk datang lebih cepat, Anda dapat menyewa kurir untuk pengiriman hari yang sama. Anda akan dikenakan biaya dengan salah satu opsi - baik prangko atau biaya pengiriman. Jika Anda ingin pesan penting tiba segera, opsi terbaik Anda adalah mengirim email bisnis. Firewall hanya sedikit kendala yang mungkin menunda pengiriman, tetapi bahkan kemudian, penundaan itu praktis tidak penting.
Isi Komunikasi Bisnis
Jika Anda menulis komunikasi formal, kemungkinan Anda ingin menyampaikan pesan Anda dalam surat bisnis. Misalnya, jika Anda menulis tentang masalah kontrak, sebaiknya memiliki salinan korespondensi Anda. Kerugiannya adalah lembaran kertas bisa hilang, dan email bisnis bisa tetap berada dalam folder elektronik selamanya. Email bisnis dapat menyampaikan pesan yang sama, tetapi jika ini merupakan masalah serius, email bisnis sering dianggap kurang formal daripada surat bisnis. Jika komunikasi Anda memerlukan tanda tangan tinta, Anda jelas tidak dapat menandatangani email bisnis dengan tinta. Namun, Anda dapat membubuhkan tanda tangan elektronik atau digital ke pesan email.
Format Surat Versus Email
Menurut Pusat Menulis Universitas Michigan Utara, format yang biasa digunakan untuk surat bisnis adalah gaya blok. Setiap bagian dari surat itu rata dengan margin kiri dalam gaya blok tradisional. Blok yang dimodifikasi menempatkan salam penutup dan tanda tangan di bagian tengah bawah surat; format semi-blok berarti paragraf diindentasi. Jika Anda menulis email bisnis, mudah untuk mereplikasi format blok tradisional dengan mengetik sapaan, isi, dan salam penutup dengan margin kiri, karena jika Anda membubuhkan inden paragraf dan salam penutup, formatnya mungkin terlihat aneh, tergantung pada ukuran monitor atau layar dari mana penerima membaca komunikasi.
Menjaga Kerahasiaan
Anda dapat menggunakan tanda air pada surat cetakan untuk menunjukkan "Rahasia," atau Anda dapat menandai email bisnis Rahasia dengan mengklik salah satu opsi yang disediakan program email Anda. Baik surat bisnis maupun email bisnis tidak dapat menjamin kerahasiaan absolut karena penerima dapat memfotokopi surat itu atau hanya meneruskan email tersebut kepada seseorang yang tidak mengetahui rahasia komunikasi awal. Dalam kedua kasus, Anda harus bergantung pada integritas penerima untuk menjaga kerahasiaan korespondensi Anda.
Status Dapat Membuat Perbedaan
Seorang pengawas yang menulis laporan langsung kemungkinan akan menggunakan email untuk mengkomunikasikan pesan informal, seperti pemberitahuan bahwa ia akan keluar dari kantor. Dia tidak perlu memberikan surat formal kepada stafnya untuk korespondensi rutin semacam itu. Di sisi lain, jika dia mengkomunikasikan arahan kebijakan atau mengeluarkan tindakan pujian atau disiplin, hard-copy mungkin format yang disukai, dan itu jika perusahaan menyimpan catatan kertas. Dalam hal kantor tanpa kertas, email bisnis adalah bentuk komunikasi yang disyaratkan, terlepas dari apa pun masalahnya. Dalam contoh lain, jika laporan langsung menulis kepada atasannya untuk mengajukan pengunduran dirinya, surat bisnis yang diserahkan langsung membuka pintu untuk percakapan singkat (jika diinginkan) tentang alasan dia mengundurkan diri karena surat itu mungkin tidak berisi perincian tersebut.
