Sebagai pemilik usaha kecil, Anda ingin menciptakan lingkungan kerja yang produktif yang memacu kreativitas dan inovasi. Ruang kecil yang penuh sesak dengan furnitur lama dan komputer usang dapat memengaruhi moral karyawan dan kinerja keseluruhan. Karena itu, penting untuk membuat sistem kantor modern yang membuat tim Anda tetap terlibat dan termotivasi. Anggap saja sebagai investasi dalam bisnis Anda.
Kiat
-
Sistem kantor adalah jaringan sumber daya yang saling berhubungan yang memastikan lingkungan kerja yang lancar.
Apa itu Sistem Kantor?
Sistem kantor istilah memiliki arti yang berbeda untuk orang yang berbeda. Secara umum, ini mengacu pada berbagai komponen dan elemen kantor, dari komputer dan peralatan kerja hingga tata letak dan suasana fisiknya. Ini juga mencakup cara karyawan berinteraksi dan budaya kantor secara keseluruhan.
Tanpa elemen-elemen ini, sebuah kantor hanyalah sebuah ruangan atau ruang kosong. Orang-orang dan peralatanlah yang mengubah ruang ini menjadi lingkungan produktif yang menarik secara visual yang selaras dengan visi dan tujuan mereka. Faktanya, beberapa sumber mengatakan bahwa produktivitas sudah maksimal 20 persen lebih tinggi di perusahaan dengan ruang kantor yang dirancang dengan baik _._ Karyawan perlu merasa aman dan nyaman di tempat kerja dan memiliki akses ke peralatan berkualitas sehingga mereka dapat mencapai kinerja puncak.
Ruang kerja fisik memiliki dampak langsung pada produktivitas tim Anda dan kepuasan kerja. Kesejahteraan karyawan dan kinerja di tempat kerja sangat terkait. Karyawan yang bahagia akan merasa lebih termotivasi dan akan bekerja lebih keras untuk membantu organisasi tumbuh dan mencapai tujuannya. Ini akan menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia dan layanan berkualitas tinggi.
Tingkatkan Aliran Informasi
Sistem kantor fungsional akan memastikan bahwa karyawan Anda memiliki akses ke pengetahuan yang mereka butuhkan saat mereka membutuhkannya. Karena itu, penting bagi Anda untuk memberi mereka sistem komputer, perangkat lunak, dan peralatan modern yang membantu memfasilitasi aliran informasi. Pertimbangkan berinvestasi dalam alat kolaborasi tim seperti Slack dan Asana, sistem VoIP, perangkat lunak perkantoran, ethernet, dan perangkat lunak manajemen proyek.
Dengan sumber daya ini, tim Anda akan memiliki akses real-time ke data dan dapat berkomunikasi lebih efektif. Karyawan yang bepergian atau bekerja dari jarak jauh akan dapat berbagi file saat bepergian, mengobrol dengan kolega mereka melalui web dan bertukar informasi dengan cepat. Beberapa alat seperti perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan tugas yang menghabiskan waktu, meningkatkan kolaborasi dan menghasilkan laporan dengan wawasan berharga tentang proyek tempat Anda bekerja.
Pertimbangkan Mempekerjakan Manajer Kantor
Sebagai pemilik bisnis, Anda mungkin tidak memiliki waktu atau keahlian yang dibutuhkan untuk memastikan berfungsinya sistem kantor. Anda lebih memilih untuk fokus pada aspek-aspek inti bisnis Anda, seperti mendapatkan klien baru atau memperluas operasi Anda. Dalam hal ini, pertimbangkan untuk mempekerjakan seorang manajer kantor. Dia akan memastikan bahwa kantor Anda berjalan dengan lancar, mengatur tata letaknya, menjadwalkan rapat, dan menentukan jenis perangkat lunak dan peralatan lain yang dibutuhkan tim Anda.
Fungsi manajer kantor tergantung pada industri dan jenis bisnis. Seseorang yang bekerja untuk kantor hukum, misalnya, akan memiliki tanggung jawab yang berbeda dari yang dipekerjakan oleh agen kreatif atau perusahaan riset. Secara umum, manajer kantor bertanggung jawab untuk:
- Menyelesaikan tugas administrasi
- Mengawasi karyawan
- Mengorganisir acara, rapat, dan konferensi
- Membeli perangkat lunak bisnis, perlengkapan kantor, dan peralatan
- Mengelola anggaran kantor
- Memastikan kepatuhan karyawan dengan kebijakan kesehatan dan keselamatan
- Mempersiapkan laporan
- Menganalisis konsumsi energi
- Menyimpan persediaan
- Mempertahankan kondisi kantor
- Mengidentifikasi inefisiensi dan bidang perbaikan
- Memecahkan konflik dan menetapkan tugas
Selain itu, para profesional ini dapat menjelaskan teknologi kantor dan praktik manajemen kepada tim Anda, memberikan pelatihan dan melakukan tugas-tugas TI umum. Beberapa bahkan mungkin menangani penggajian dan akuntansi. Peran utama mereka adalah memastikan kelancaran fungsi kantor Anda.
Ciptakan Budaya Kantor Positif
Selain berinvestasi dalam peralatan berkualitas dan mematuhi praktik kesehatan dan keselamatan, penting bagi Anda untuk menciptakan budaya kantor yang positif. Karyawan Anda adalah aset Anda yang paling berharga, sehingga Anda perlu menyediakan lingkungan kerja di mana mereka menikmati menghabiskan waktu. Budaya perusahaan adalah komponen kunci dari sistem kantor yang efektif.
Fokus pada menciptakan suasana di mana orang merasa terlibat dan termotivasi. Luangkan waktu untuk mendengarkan apa yang mereka katakan dan minta tanggapan mereka secara teratur. Mereka mungkin datang dengan ide dan saran baru tentang cara mengurangi biaya operasional, menarik lebih banyak klien atau menyelesaikan sesuatu dengan lebih baik dan lebih cepat. Dorong mereka untuk mengungkapkan pendapat mereka dan memberi tahu Anda apa yang mereka butuhkan untuk bekerja lebih efisien.
Hal-hal sederhana seperti menyediakan kopi gratis, beralih ke meja ergonomis, dan merayakan pencapaian kecil bersama bisa sangat membantu kepuasan dan produktivitas karyawan. Bahkan, organisasi dengan karyawan yang terlibat melaporkan a kinerja mengejutkan lebih tinggi 202 persen daripada yang tanpa mereka. Sistem kantor yang dirancang dengan baik mungkin tepat seperti yang Anda butuhkan untuk menumbuhkan bisnis Anda dan mendapatkan keunggulan kompetitif.
