Karyawan akuntansi menangani banyak dokumen dan tanpa sistem pengarsipan, kantor dapat dengan cepat menjadi berantakan. Adalah umum bagi departemen akuntansi untuk memiliki banyak lemari arsip, termasuk yang terkunci, untuk menjaga penggajian dan informasi rahasia lainnya. Akses ke file keuangan dan data harus dibatasi - kantor tidak boleh berlokasi di ruang publik. Menerapkan sistem pengarsipan di kantor akuntansi menimbulkan tantangan tertentu, tetapi dapat dilakukan dengan sukses dan meningkatkan efisiensi departemen.
Siapkan dua jenis file. Satu lemari arsip atau laci adalah untuk arsip harian, yang biasanya disimpan jauh setelah akhir tahun. File-file ini termasuk sebagian besar pengeluaran Anda dan item pendapatan. Jenis file kedua berkaitan dengan penyimpanan barang-barang permanen atau jangka panjang yang perlu diakses dari waktu ke waktu. Contohnya adalah file untuk kebijakan dan prosedur, kontrak, aset tetap, kebijakan asuransi, dan dokumentasi lainnya yang tidak dapat diangkut setelah akhir tahun.
Dokumentasi file berdasarkan jenis. Pengeluaran diajukan secara terpisah dari penggajian dan bidang akuntansi lainnya. Jangan mencampur dan mencocokkan. Jika transaksi tertentu milik lebih dari satu area, seperti pengeluaran dan aset tetap, buat salinan dokumen dan letakkan dokumentasi pada kedua file. Biaya dapat diajukan berdasarkan abjad, berdasarkan nama vendor, sementara file aset tetap dapat diklasifikasikan berdasarkan tanggal pembelian. Bergantung pada bisnis Anda, cadangan pendapatan diajukan berdasarkan tanggal penerimaan atau tanggal setoran untuk memfasilitasi rekonsiliasi bank nanti.
Gunakan warna berbeda dengan file Anda. Misalnya, Anda dapat mengajukan semua pengeluaran Anda di folder merah, pendapatan berwarna hijau, dan kontrak dalam folder kuning. Jika Anda mencari item pendapatan, langsung ke folder hijau, hemat waktu dan energi. Jika Anda melihat file merah tergeletak di sekitar, Anda dapat memindahkannya ke lemari arsip yang benar tanpa masalah atau penundaan. Koordinasi warna memudahkan pengarsipan.
Kiat
-
Buat file panas di mana Anda meletakkan barang-barang yang perlu perhatian segera dan simpan di meja Anda.
